Stratégie CRM
08Juin

Construire son plan de communication

Entre le premier point de contact avec votre école et l’inscription définitive, un étudiant va passer par plusieurs statuts dans votre base. Le délai entre ces deux étapes peut être de plusieurs mois, et la concurrence est forte sur le marché de l’enseignement supérieur. Votre objectif : l’amener le plus loin possible et améliorer les différents taux de transformation à chaque étape.  

Définir le parcours type d’un contact

Il est essentiel de définir le parcours d’un étudiant pour pouvoir répondre à ses attentes tout au long de l’année. En effet, un prospect n’aura pas le même comportement ou les mêmes attentes qu’un candidat ou qu’un admis. Le contenu, la fréquence et le ton des messages pourront alors varier selon l’objectif que vous cherchez à atteindre. Pour rappel, votre recrutement s’articule autour de 4 grandes étapes : Le parcours type d’un contact varie d’un établissement à l’autre, notamment selon :
  • Vos modes de collecte de contacts : formulaires internet, présence sur les salons, collecte via des partenaires,
  • Vos modes d’admission : une ou plusieurs sessions de concours, admission en continu sur dossier, étape d’admissibilité entre les écrits et les oraux…
 

Comprendre le profil des contacts à chaque étape

L’état d’esprit et les attentes du contact évoluent tout au long du process. Il est important de le comprendre et de se mettre à sa place pour répondre ensuite au mieux à ses attentes. D’un secteur à l’autre, les contacts n’auront pas les mêmes comportements, nous vous conseillons donc de vous appuyer sur vos équipes terrain qui les connaissent le mieux. Un prospect par exemple est un contact très volatil qui cherche de l’information générale et va s’intéresser à plusieurs écoles. Il peut hésiter entre différents programmes, être perdu dans ses recherches, c’est un contact qui a besoin de conseils. Tandis qu’un candidat en cours peut se décourager si le process de candidature est long ou compliqué. Il faut l’accompagner, le rassurer.    

Définir l’objectif de transformation

Vous avez maintenant un process clair et une idée des attentes des contacts à chaque étape du process de recrutement, il est temps de définir votre objectif de transformation en fonction de ses attentes, et de votre besoin. Ci-dessous quelques exemples pour vous guider dans cette démarche : Pour un 1er contact :
  • Il cherche les premières informations générales sur votre école et vos programmes
  • Vous avez besoin de récupérer ses coordonnées afin qu’il devienne prospect
  • Est-ce que votre site répond à ces objectifs ? Votre discours sur les salons est-il cohérent ?
  Il est prospect dans votre base :
  • Il veut connaitre l’ADN de l’école, aller plus loin dans la découverte de vos programmes
  • Vous cherchez à enclencher une rencontre physique via une jpo et/ou à l’amener à candidater
  • Vos emailings lui permettent-ils de s’inscrire à vos événements ? Peut-il facilement trouver un lien pour candidater ? Connaît-il le calendrier des sessions d’admission ?
  Il a réussi les concours mais n’est pas encore inscrit :
  • Il a besoin de se projeter dans sa future école, il est en position de force pour choisir l’école dans laquelle il va s’inscrire
  • Vous souhaitez l’inciter à s’inscrire chez vous dans un délai administratif court
  • Le relancez-vous pour qu’il n’oublie pas la date limite d’inscription ? Lui donnez-vous des arguments pour vous choisir dans cette dernière ligne droite ?
   

Choisir le meilleur mode de communication et la bonne fréquence de contact

Dans certaines périodes du recrutement, les emails vous suffiront pour faire passer vos messages et garder le contact, mais parfois le téléphone sera à privilégier. Pensez à varier vos modes de communication. Attention également à trouver la bonne fréquence pour garder le contact et ne pas être oublié, sans être non plus trop présent ni sembler insistant.   Les admis et inscrits représentent moins d’enjeu pour vous et peuvent vous sembler acquis, mais faut-il pour autant couper le contact avec eux ? Sans leur écrire chaque semaine, vous pourriez les inviter à des conférences, partager avec eux les moments de vie de l’école pour qu’ils se sentent déjà intégrés à la vie de l’école avant la rentrée.   Les mêmes questions peuvent se poser avec les autres publics comme les entreprises, les prescripteurs, les parents des plus jeunes étudiants… à vous de définir votre politique de communication auprès d’eux.     Envoyer des communications ciblées et adaptées à votre public vous assure une meilleure réactivité, une bonne image de marque, et une plus grande satisfaction de vos contacts. En utilisant un outil CRM, vous pourrez faire en masse des communications personnalisées, garder un lien privilégié avec votre base et améliorer les taux de transformation et conversion dans votre process de recrutement.  
Stratégie CRM
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26Mai

Analyser son année et préparer sa campagne

Prendre le temps d'analyser son année est essentiel pour la préparation de la campagne 2020/2021. Il est important de mettre en place 3 plans de communication :
  • Le plan de communication traditionnel
  • Le plan de transformation des prospects en candidats
  • Le plan de transformation des admis en inscrits

Le plan de communication traditionnel

Votre plan de communication traditionnel va pouvoir être optimisé en analysant pour chaque événement les retours que vous avez eu en termes de prospects mais également d'inscrits. Si vous avez également fait développer des formulaires web vous permettant d''identifier la source du contact, vous pourrez très facilement mesurer les mêmes indicateurs pour vos adwords, facebook ads, campagnes de bannières ...

Le plan de transformation des prospects en candidats

Le plan de transformation des prospects en candidats est la première étape essentielle au recrutement. Après analyse des résultats de vos campagnes d'emailings, de SMS, de phoning ... vous allez pouvoir détecter les actions qui apportent le plus de résultats et les privilégier pour la nouvelle campagne. N'oubliez pas dans vos schémas de penser au traitement des personnes qui n'ouvrent pas vos emails ou qui ont une faible réceptivité. Devez-vous les écarter ou les reconquérir ?

Le plan de transformation des admis en inscrits

Le plan de transformations des admis en inscrits est la dernière étape de la campagne. Cette étape est toutefois la plus importante en matière de chiffre d'affaires. Là encore il est important d'analyser les actions menées et de réfléchir aux meilleurs axes. On observe aujourd'hui des taux de transformation de plus en plus bas.
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11Mai

Comment parler à vos futurs étudiants ?

Est-ce que vous vous demandez parfois pourquoi votre outil de gestion d’emails semble complexe, alors qu’il doit “seulement” envoyer quelques messages à vos futurs étudiants ? Si c’est votre cas, il y a de bonnes chances que votre CRM soit fortement sous-exploité, et qu’il ne remplisse donc pas ses promesses : 
  • vous ne voyez pas clairement en quoi cela vous aide à prospecter (hors période de confinement bien sûr...) 
  • vous n’êtes pas très sûr de l’efficacité de vos emails pour transformer vos prospects en candidats (est-ce que les étudiants lisent vraiment ?) 
  • vous ne savez pas comment rentabiliser l’investissement que représente cet outil. (quelles sont les fonctionnalités vraiment importantes ? Sur quoi me concentrer ? ) 
Au final, vous écrivez quelques emails chaque année pour être au diapason des pratiques des autres écoles, mais cette stratégie ne vous semble pas totalement convaincante.  Vous avez peut-être essayé d’investir dans la publicité en ligne, à travers des campagnes display, des publicités facebook ou même du Real Time Bidding géré par une agence pour amener du trafic sur votre page de capture d’emails.  Cela augmente certainement le nombre de prospects dans votre base de données, mais cela ne vous aide pas à savoir comment les traiter, comment leur parler ou comment en faire de futurs étudiants.   Cette incertitude quant à vos résultats pourrait être solutionnée par une vision plus stratégique du tunnel d’acquisition :
  • En concevant une page de capture d’emails qui attire les bonnes personnes, plutôt que d’attirer un maximum de personnes.
  • En écrivant des emails conçus sur-mesure pour intéresser vos futurs étudiants, en tenant compte de leurs désirs et difficultés réels. 
  • ...Et en envoyant ces emails au bon moment de l’année, car les préoccupations des étudiants ne sont pas les mêmes en septembre ou en juin.
Votre tunnel d’acquisition est une chaîne, et Oscar Campus se charge efficacement de plusieurs maillons de celle-ci. Pour optimiser votre investissement, vous avez besoin également des autres maillons, pour former un tout cohérent et mettre en place un processus de recrutement qui fonctionne.  “Une chaîne n’a que la force de son maillon le plus faible.”  (Olivier Lajous, ancien amiral et DRH, écrivain)

1. La page de capture d’emails.  

Oscar Campus vous fournit des formulaires personnalisables, grâce auxquels toute personne ayant saisi son email intègre automatiquement votre base de données de prospects.  Pour être efficace, la page dans laquelle vous intégrez ces formulaires doit avoir certaines caractéristiques. Elle est informative, mais c’est aussi un concentré de discours commercial. En quelques lignes, vous devez convaincre un étudiant potentiel que votre diplôme lui correspond.   ➡️ Pour optimiser ces quelques lignes, vous devrez avoir une idée précise de la personne à qui vous vous adressez, de ses inquiétudes, de ses espoirs et de ses éventuelles objections.   

2. Le premier email envoyé automatiquement. 

Une pratique courante consiste à envoyer automatiquement la plaquette d’un diplôme à toute personne ayant renseigné votre page de capture d’emails, ou landing page. C’est une bonne pratique, néanmoins ce n’est pas la seule. Vous pouvez imaginer d’autres manières d’engager la conversation, qui seront plus attrayantes auprès des bonnes personnes :
  • Proposer un webinaire au cours duquel l’étudiant posera ses questions en direct,
  • rendre accessible un extrait de votre formation : étude de cas, planning du premier semestre, conseils du responsable diplôme ?
  • proposer une mise en relation directe avec un étudiant, qui répondra aux questions via une messagerie instantanée.
  • … 
➡️ Tout reste à inventer !    

3. Après ce premier email... 

Après le premier email envoyé aux nouveaux inscrits de la base de données, la plupart des écoles se contentent d’envoyer des dates de Journées Portes Ouvertes ou des rappels des dates d’inscription. Ces actions sont utiles, mais ne suffisent pas à créer des liens avec vos futurs étudiants ! C’est là que les options d’envoi d’emails de votre CRM entrent en jeu, ainsi que votre aptitude à produire des contenus engageants et persuasifs.  ➡️ Voici trois façons (parmi d’autres) de créer des liens avec vos abonnés mail.   ✅ Créer une séquence mail « Connaître > Apprécier > Faire confiance ». Les premiers messages envoyés à vos futurs étudiants doivent permettre, en dehors de toute relation commerciale, de positionner votre école comme une référence dont ils se souviennent et qu’ils apprécient.  ✅Créer une séquence mail plus « commerciale », avec des appels à l’action :  Proposez à vos prospects de participer à un webinaire, à une formation “préparation de concours”, de participer à un Live Campus Channel et d’y poser des questions, etc.   ✅ Approfondir la conversation avec un sondage Un message qui propose aux étudiants de répondre à quelques questions vous aidera à optimiser vos communications à leur égard. C’est un processus utile à répéter tous les ans, et même plusieurs fois dans l’année si nécessaire. Vous pouvez aussi organiser des interviews (cela fonctionne très bien par téléphone) pour avoir une idée plus précise de ce qui les motive.  Quelles sont leurs inquiétudes à l’heure actuelle ? Quels problèmes rencontrent-ils dans le choix d’une école, dans la préparation d’un concours ? Comment envisagent-ils les 5 prochaines années de leur vie ? Quels sont leurs rêves, et sont-ils convaincus de pouvoir les réaliser ?  ✅ Imaginer une séquence mail “recrutement”. Accompagnez vos futurs étudiants pendant la phase la plus décisive de leur choix d’études : le processus de recrutement.  Comment cette période se déroule-t-elle et quelles actions doivent accomplir les étudiants qui voudraient vous rejoindre ? Y-a-t-il des difficultés organisationnelles ou techniques à surmonter, des dossiers à remplir, des épreuves à passer ? Comment pouvez-vous accompagner leurs démarches pour qu’elles soient vécues de manière fluide ? C’est le moment d’utiliser les informations réunies grâce aux précédents emails, pour vous montrer parfaitement aligné avec les besoins et questionnements de vos prospects !
Communication CRM, Stratégie CRM
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14Avr

Transformer ses admis en inscrits dans le sup’

Certains candidats ont déjà passé vos concours d'entrée et vous avez dorénavant de nombreux admis qui hésitent encore sur le choix de leur école !
Certains établissements observent actuellement des taux de déperdition de près de 30%. Il semble donc essentiel de constituer un plan d'attaque pour optimiser la transformation des admis en inscrits.

Communiquer

Une fois vos contacts admis, il est essentiel de communiquer auprès d'eux.
Cette communication peut être orienté sur l'actualité de votre établissement mais également sur ses forces et ses valeurs ajoutés. Insertion professionnelle, salaires, témoignages ... sont des sujets qui peuvent faire pencher la balance en votre faveur.

Utiliser des outils de proximité

Le téléphone reste le moyen de communication le plus efficace pour transformer les admis en inscrits. En effet, la proximité qu'il apporte peut faire de lui une "arme" décisive.

 

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28Mar

Analysez les retombées de vos emailings

Bien souvent lorsque une campagne d'emailing est envoyée, les équipes ne vérifient pas les statistiques des envois. Pourtant, un des gros atouts de l’email marketing est les statistiques que l’on peut en tirer. Différents indicateurs permettent d’interpréter l’impact de vos campagnes dans le but de les optimiser.

Taux d’ouverture

Il permet de mesurer les retombées d’une campagne et l’intérêt des destinataires pour celle-ci. Taux d’ouverture = nombre de mails ouverts / nombre de mails délivrés

Taux de clic

Il représente le pourcentage d’internautes ayant cliqué sur au moins l’un des liens présents dans la campagne. Taux de clics = nombre de mails cliqués / nombre de mails délivrés

Taux de réactivité

Il permet de mesurer l’attrait et l’activité des liens à l’ouverture du message. Il s’agit de l’empressement de votre cible à cliquer sur le message. Taux de réactivité = nombre de mails cliqués / nombre de mails ouverts

Taux de délivrabilité

Il s’agit du nombre d’emails qui ont abouti sans erreurs. Taux de délivrabilité = nombre de mails délivrés / nombre de mails envoyés

Taux de spam

Il permet de savoir combien de destinataires ont déclaré le message comme étant indésirable. Taux de spam = nombre de mails rapportés comme spam / nombre de mails délivrés

Taux de désinscription

Il représente le nombre de personnes qui ont demandé à se retirer de la liste de diffusion. Taux de désinscription = nombre de désinscriptions / nombre de mails délivrés

Comment les utiliser ?

Ces indicateurs permettent de qualifier les contacts et de déceler les prospects les plus sensibles à vos messages. Ils peuvent vous permettre de cibler les contacts les plus à l'écoute et de mettre en place des relances ciblées en utilisant d'autres actions de communication.
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19Mar

Créer des liens avec vos futurs étudiants… en pleine crise ?

En tant qu’école, la crise du coronavirus, la distanciation sociale qui s’impose et le confinement de la population vous impacte forcément : en l’absence de Journées Portes Ouvertes et de salons, il vous est probablement très difficile d’engager ou de maintenir une relation avec vos futurs étudiants.   Que faire ? Il n’y a pas de réponse unique, mais nous pouvons en tout cas vous dire ce qu’il convient de ne PAS faire : des publicités ciblées pour vendre à tout prix vos formations à travers des séquences emails agressives. Et c’est une personne dont le métier consiste largement à écrire des emails qui vous le dit, sur le blog d’Oscar Campus, un CRM dont la fonctionnalité la plus utilisée est l’envoi d’emails.  Au vu de la crise qui s’annonce, il s’agit pour vous de tenir compte du quotidien des personnes à qui vous vous adressez. En période de grande incertitude, personne n’a envie de se “faire vendre” des choses. Dans l’immédiat, tout ce qui ressemble à de l’opportunisme va vraisemblablement générer du rejet ou être ignoré, au mieux. 

1. Constatez l’état de crise

Commencez donc par un acknowledgement (pour emprunter ce terme aux anglophones): un constat honnête de la nature inédite de notre situation actuelle. Évitez d’agir « comme si vous n’étiez pas affectés ». Vous l’êtes, nous le sommes tous, vos futurs étudiants le sont donc certainement aussi.  À partir de là, que pouvez-vous faire pour créer des liens avec eux ? Une fois constatée la crise et ses dangers (risques sanitaires, isolement, perte de moral ou de motivation, doutes à propos de l’avenir… Nul besoin d’épiloguer), il reste à identifier les opportunités qu’elle offre, à l’échelle individuelle mais aussi à l’échelle des structures comme la vôtre.  

2. Qu’est-ce qui est important ? 

L’objectif à poursuivre est d’identifier vos opportunités ... sans pour autant vous montrer opportuniste. Délicat.   L’individu Quelles opportunités peut-on trouver au coeur de cette crise, à l’échelle d’un individu ? Pour obtenir une réponse satisfaisante à cette question, la notion de temps est centrale : nous étions en permanence “privés de temps”, et aujourd’hui une grande partie de la population se retrouve en excès de temps libre : très peu de transports, que ce soit pour faire des courses ou pour se rendre au travail, pas de sorties entre amis, pas de bars ou de restaurants ouverts, etc. Cela donne à chacun l’occasion de réfléchir à l’organisation de ce nouveau quotidien, pour deux semaines au moins : qu’est-ce qui est important pour moi ? Qu’est-ce qui donne du sens à mes journées lorsque je suis isolé ? À quoi j’aimerais consacrer mon temps libre ?  Ce peut être l’occasion d’inviter vos (futurs) étudiants à s’interroger sur leurs attentes profondes en termes de formation.  L’établissement d’enseignement supérieur À l’échelle d’une école, c’est le moment de vous rappeler vos propres valeurs profondes : que souhaitez-vous accomplir ? Si vous deviez résumer votre Mission en un seul mot, que diriez-vous ? 
  • Innovation ? 
  • Autonomie ?
  • Excellence ?
  • Éthique ?
  • Adaptabilité ?
  •  ... ? (À vous de remplir cette case)
Qu’est-ce qui porte vos enseignements ? 

3. Ne cherchez pas à vendre, ne “communiquez” pas. Aidez.   

L’une des valeurs qui émerge fortement de cette crise naissante est la solidarité. Autrement dit, ce n’est pas le moment de “vous vendre”, mais en revanche, vous pouvez offrir votre aide.  Demandez-vous sincèrement : dans cette période d’incertitude, que pouvez-vous faire pour aider un futur bachelier, un étudiant ou un professionnel qui voudrait se former…? 
  • Donner des réponses à ses questions les plus pressantes (si vous les connaissez) ?   
  • Lui offrir des moyens de gérer son isolement, voire d’en tirer un bénéfice à moyen ou long terme ? (développer une mini-formation gratuite ?)
  • L’encourager à trouver la voie qui lui permettra de s’épanouir pleinement ? (avez-vous des conseils à prodiguer, des retours d’anciens élèves sur le sens d’une formation telle que la vôtre, pouvez-vous exposer les différences entre vos programmes, et à quel type de personne ils correspondent le mieux…? )
Concrètement, c’est un bon moment pour brainstormer sur ce que vous avez à offrir sur le plan digital. Et si vous êtes encore peu digitalisé, c’est le moment de franchir le cap, puisque personne ne sait combien de temps va durer cette crise (là est bien le problème… ) :
  • Pouvez-vous proposer un webinaire gratuit ? 
  • Un cours de première année en vidéoconférence ? 
  • Un support de cours détaillé sur un sujet qui vous tient à cœur ? 
  • Un live, pendant lequel on vous posera des questions en direct ?  
  • Pouvez-vous mobiliser quelques Alumni pour qu’ils répondent aux questions de vos futurs élèves ? 
En résumé : comment pouvez-vous aider ? Votre cœur de métier est-il à même de faciliter la vie de certaines personnes à l’heure actuelle ?  Répondez à ces questions, et vous tenez votre “sujet créateur de liens". 
 
Communication CRM, CRM Recrutement, Stratégie CRM
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14Mar

Transformer ses prospects en candidats via le ciblage

Vous avez déjà collecté un certain nombre de prospects depuis la lancement des recrutements. Place à leur transformation. Première étape : transformer les prospects en candidats.

Identifier les segments

La segmentation consiste à classer ses clients selon une grille de critères objectifs. Elle est la clé d’une stratégie marketing réussie. Une segmentation marketing permet de répartir les contacts, quelle que soit leur origine, dans plusieurs cases plutôt que dans une seule. Pour chaque segment, il s’agit d’associer des traits particuliers. La segmentation a pour objectif de comprendre les différents types d’individus que l’on rencontre, ainsi que leurs attentes, pour affiner l’offre et les messages : un terminale ne sera pas traité de la même façon qu'un étudiant en bac+3.

Cibler les contacts

Le ciblage est une méthode de sélection des contacts au sein des segments identifiés dans une base de données. Il a un caractère très opérationnel et est très utilisé par les experts du marketing direct. Le ciblage peut évoluer au fil du temps. On peut par exemple identifier 4 segments : bacheliers, classes prépas, bac+2/3 et bac+4/5. Focalisons-nous sur le segment des bacheliers. Nous pouvons les cibler de différentes façons :
  • En fonction du premier point de contact : origine virtuelle ou réelle
  • En fonction de leur filière : L, ES, S, STG …
  • En fonction de leur statut : prospect, candidat en cours …
  • En fonction de leur lieu d’habitation
  • …
Le ciblage va donc amener à affiner le segment, afin d’adresser le bon message à la bonne personne au bon moment. Il va également permettre de ne pas sur-solliciter la base de données et d’éviter des effets de saturation.
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10Sep

Le CRM, un outil indispensable pour les écoles?

Avec l'émergence des campus internationaux et l'arrivée de nouveaux programmes aux formats différents, le secteur de l'enseignement supérieur devient de plus en plus concurrentiel.

Face à cette évolution, les étudiants sont bien souvent indécis sur leur choix d'orientation et ont besoin d'être mieux accompagnés. Ce comportement a vu naître au sein des établissements de formation une prise de conscience sur la nécessité de s'adapter pour assurer le suivi des prospects via l'utilisation de solution CRM.

Opter pour un outil de gestion de la relation candidat permet d'acquérir les bonnes pratiques en matière de recrutement et de communication. Cela représente un appui indéniable pour aider à convaincre un maximum de candidat à rejoindre votre établissement.

Il y a également d'autres bénéfices à tirer de l'utilisation d'un CRM dans une école:

• Une mutualisation des données, collectez dans une seule et même interface les données sur vos contacts : les informations sont centralisées dans une seule interface de manière uniforme. Oubliez les bases démultipliées par service (communication, concours, études…) afin de simplifier la collaboration entre les acteurs internes tout en évitant les erreurs de saisie. Vous pouvez également collecter les contacts provenant des formulaires web qui seront directement déversés dans la base de données.

• Monitorez en temps réel l'avancée de vos recrutements, les statistiques vous permettent d'avoir une meilleure visibilité sur les objectifs à atteindre en fonction des programmes tout en mesurant l'efficacité d'une action.

• Déclenchez des actions de communication de manière manuelle ou automatique via l'utilisation des scenarii et ainsi développer votre stratégie de communication sur vos contacts.

Comment réussir le déploiement d'un outil CRM dans les écoles ?

De manière générale, les écoles n'ont pas le temps ni les ressources nécessaires pour contextualiser et définir clairement leurs besoins. Cette transformation digitale nécessite de faire appel à une équipe à la fois spécialiste de l'enseignement supérieur et du CRM afin de bénéficier d'un accompagnement durant toute la durée du projet (allant de l'audit/paramétrage jusqu'à la formation et à son suivi pour assurer la bonne utilisation de la solution). Un autre avantage à prendre en compte est le développement continu de l'outil avec de nombreuses mises à jour.

Pour savoir comment Oscar Campus peut vous aider à développer votre projet CRM. N'hésitez pas à nous contacter via notre formulaire web en cliquant ici afin de demander une démonstration.

CRM Alumni, CRM Recrutement, Stratégie CRM
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19Juin

Pourquoi il est temps d’abandonner vos tableurs Excel !

En termes de gestion de vos contacts prospects, rencontrés dans les salons ou demandant une brochure, le réflexe qu’on a naturellement en l’absence d’un logiciel CRM est de les rentrer sur un tableur de type Excel : la saisie est simple et les filtres libres. Mais un tableur est-il vraiment un outil approprié pour un suivi qualitatif des contacts ? Vous vous en doutez, la réponse est négative : pour qualifier votre suivi, il faut pouvoir centraliser vos données et les actions menées. Familiarité avec l’utilisation d’un tableur, copie des données en local sur votre ordinateur, sentiment de sécurité d’avoir vos données bien chez vous : les raisons de l’utilisation d’Excel peuvent sembler simples et peu onéreuses. Mais en réalité, la gestion des prospects sur un tel outil est chronophage et source d’erreurs pour un résultat finalement peu avantageux financièrement.  

Gestion des contacts sur tableur : une fausse bonne idée…

La simplicité apparente de la gestion de la prospection sur Excel cache de nombreux problèmes parfois inattendus mais aux conséquences directes sur le recrutement :
  • Les fichiers n’ont pas de modèle de données unique : les colonnes sont différentes, les données non harmonisées
  • Les informations réparties entre différents fichiers rendent très difficile le suivi des mises à jour, on ne sait pas quel est le fichier est le plus récent, d’autres peuvent être oubliés
  • La multiplication des fichiers crée une difficulté de recouper des fichiers différents
  • Le suivi des actions menées est compliqué et non centralisé : export obligatoire pour envoi d’emails sur un outil séparé, relances téléphoniques sans alertes, rencontres mal renseignées
 

… contre une vraie qualification sur CRM

Tous ces travers peuvent être évités en centralisant les informations et les actions dans un CRM :
  • l’information est partagée entre les utilisateurs : vous n’avez plus besoin de vous échanger des fichiers parfois obsolètes
  • les fiches étant mises à jour par chaque utilisateur, vous êtes sûrs d’avoir la dernière version d’une fiche contact
  • vous avez un suivi unique sur vos prospects : vous notez chaque interaction avec lui et chaque fois qu’il vous a demandé de la documentation
  • vous n’avez plus qu’un seul outil pour toutes vos actions de communication, suivi centralisé
  • vous créez un seul modèle de données pour garantir l’harmonisation de la saisie des informations
 

Concrètement, un logiciel CRM tel qu’OSCAR CRM vous apporte donc :

  • Une centralisation des contacts qui prévient la perte de données
  • Un système d’emailing et de suivi intégré
  • Un système de désinscription conforme au RGPD
  • Un suivi optimal et partagé des relances et RDV
  • Un gain de temps sur le traitement des fichiers, publipostages, filtres.
Tous ces bénéfices vous aident à économiser du temps et de l’argent que vous pourrez réemployer à l’élaboration de votre stratégie de communication ainsi qu’au traitement et à l’enrichissement de votre base.   Demandez une démonstration OSCAR CRM.  
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16Jan

Définir des objectifs SMART pour votre CRM

La transition vers un nouvel outil CRM implique de se débarrasser de vieilles habitudes et d’en créer de nouvelles. Même en ayant à l’esprit un objectif de recrutement élevé grâce à votre nouvel outil, vous pouvez faire face à certaines difficultés lors de l’intégration de votre CRM : le manque ou la non-clarté des objectifs définis sur un nouvel outil peuvent devenir un obstacle au recrutement. Pour faire en sorte que l’intégration de l’outil puis vos campagnes se passent le plus efficacement possible, nous vous conseillons de définir des objectifs SMART.

Que sont les objectifs SMART ?

Le principe de management des objectifs est défini dès 1954 par Peter Drucker, puis désigné par l’acronyme SMART. Il s’agit d’identifier des objectifs réalistes, quantitatifs et qualitatifs, de façon à pouvoir améliorer la performance et sa mesure. L’acronyme SMART signifie :
  • Spécifique (Specific)
  • Mesurable (Measurable)
  • Acceptable (Achievable)
  • Réaliste (Relevant)
  • Temporellement défini (Timely)
Dans le cadre de la mise en place de votre stratégie CRM, ces adjectifs peuvent s’analyser comme suit :

Spécifique

Avant de pouvoir commencer à utiliser votre CRM, il faut définir comment vous allez utiliser ce nouvel outil pour améliorer votre recrutement. Si vous avez sans doute une idée générale des avantages du CRM, il vous faudra rapidement rentrer dans le détail. Posez-vous les questions suivantes :
  • Quels seront vos points d’entrée ? (formulaires, saisies…)
  • A quel moment les mettrez-vous en place ?
  • Qui saisira ces informations pour chaque point d’entrée ?
  • Comment se classeront ces données dans votre base ?
Une fois votre stratégie d’entrée des données clarifiée, vous pourrez en tirer des objectifs précis : par exemple, vous souhaitez 10% de Prospects en plus après 1 mois d’utilisation de vos nouveaux formulaires reliés à votre CRM.

Mesurable

Des objectifs mesurables sont reliés à des faits et ne sont pas interprétables, ce qui facilite beaucoup leur analyse. Dans le cadre de votre stratégie de recrutement, vous pouvez par exemple mesurer :
  • Le nombre/taux de prospects par canal d’entrée
  • Le taux de présence à vos événements par rapport aux inscriptions
  • Le taux de transformation de prospect à inscrit pour chaque formation
Il est important d’analyser tous les éléments mesurables de votre base de données pour en tirer les objectifs les plus pertinents et indicatifs possibles.

Acceptable

Pour qu’un objectif soit acceptable, il faut le décortiquer en étapes nécessaires à sa réalisation et s’assurer que chacune d’entre elles soit acceptable tout en restant ambitieuse. La mise en place d’un CRM et les nouvelles habitudes prennent un certain temps à se former (voir notre article sur l’accompagnement du changement). Votre équipe ne doit donc pas se sentir écrasée par vos objectifs : vous pouvez donc commencer par exemple par fixer un objectif de reporting des nouvelles entrées en base chaque semaine. Celui-ci présentera en plus l’avantage de familiariser l’équipe à une utilisation plus avancée des fonctionnalités de l’outil. Vous pourrez ensuite adapter vos objectifs au fur et à mesure.

Réaliste

S’il est important d’avoir de l’ambition, il faut en effet rester réaliste : votre recrutement ne va pas exploser juste par le fait d’avoir un outil CRM et de hauts objectifs en tête. La définition de ceux-ci doit donc être graduelle, mesurée et adaptée à vos résultats. En effet, un objectif trop ambitieux risque de décourager vos équipes, tandis qu’un objectif réaliste installe la dynamique et la motivation nécessaires pour l’atteindre avec succès.

Temporellement défini

Prenez le temps de vous familiariser avec les nouveaux process et gardez une fenêtre réaliste pour vos actions sur une période donnée : n’attendez pas de votre première campagne qu’elle vous rapporte immédiatement une masse de contacts. Les objectifs à moyen et long terme ont une importance de fond : cela laisse le temps à votre stratégie de se déployer et d’avoir une plus grande vision que sur des actions spontanées. Vous pouvez donc avoir des objectifs sur plusieurs mois, notamment ceux autour de la transformation des prospects en inscrits.   Pour conclure, quels que soient les objectifs que vous donnez à votre équipe après l’implémentation de votre CRM, essayez de les faire rentrer dans les critères SMART : pouvoir s’appuyer sur des objectifs mesurables, quantifiés et réalistes est déterminant à la fois pour la motivation de vos équipes et pour l’efficacité de votre campagne, et ce dès la première réalisée à l’aide de votre CRM.
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