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21Mai

Tableaux de bord et indicateurs clés (KPI) du CRM dans l’enseignement supérieur

Dans un établissement d'enseignement supérieur, les données ne manquent pas. Ce qui manque souvent, c'est la capacité à les lire au bon moment, au bon niveau, pour prendre les bonnes décisions.

Un tableau de bord CRM bien construit n'est pas un outil de contrôle. C'est un instrument de pilotage stratégique : il donne à chaque acteur — responsable admissions, directeur des relations entreprises, chargé de communication, ...  une lecture claire de ce qui se passe dans le funnel, et de ce qui doit être ajusté.

Encore faut-il savoir quels indicateurs suivre, comment les interpréter, et comment les organiser en tableaux de bord utiles au quotidien.

 

Pourquoi les établissements peinent encore à piloter par les KPI

Plusieurs freins reviennent systématiquement lors de nos échanges avec les équipes :

  • Des données dispersées entre le CRM, le logiciel de gestion des candidatures, les outils emailing, les réseaux sociaux.
  • Des indicateurs trop nombreux, sans hiérarchie claire : on mesure tout, on pilote rien.
  • Un manque de lien entre les données et les actions : on constate, mais on ne sait pas quoi faire.
  • Des tableaux de bord figés, consultés après coup plutôt qu'en continu.

La bonne nouvelle : avec un CRM correctement paramétré et des KPI bien choisis, ces obstacles sont surmontables.

 

Les trois niveaux de pilotage dans un CRM dédié au sup'

Avant de lister des indicateurs, il faut poser une question essentielle : pour qui est ce tableau de bord ? Un indicateur utile pour un chargé de communication ne l'est pas forcément pour un directeur des admissions. Voici les trois niveaux à distinguer :

1. Le niveau opérationnel (équipes terrain) Objectif : ajuster les actions en temps réel. Fréquence de lecture : quotidienne ou hebdomadaire.

2. Le niveau tactique (responsables de service) Objectif : évaluer l'efficacité des campagnes et des processus. Fréquence de lecture : hebdomadaire ou mensuelle.

3. Le niveau stratégique (direction) Objectif : mesurer la performance globale du recrutement et orienter les ressources. Fréquence de lecture : mensuelle ou par période clé (journées portes ouvertes, vagues Parcoursup, concours...).

 

Les KPI essentiels par étape du funnel de recrutement

Le CRM permet de suivre chaque étape du parcours d'un futur étudiant : de la première prise de contact jusqu'à l'inscription définitive. Voici les indicateurs incontournables à chaque étape.

Étape 1 — Attraction et génération de leads

Objectif : mesurer la capacité de l'établissement à capter des prospects qualifiés.

KPI Ce qu'il mesure
Nombre de nouveaux contacts créés Volume brut de leads entrants sur une période
Source des contacts (origine) Canal d'acquisition : salon, site web, réseaux sociaux, partenaires...
Taux de complétion du profil Qualité et richesse des informations renseignées par le prospect
Coût par lead (si budget trackable) Efficacité financière des campagnes d'acquisition

Point de vigilance : l'absence de tracking UTM est l'angle mort le plus fréquent. Sans UTM, impossible de savoir quelle campagne génère réellement des leads. Ce point doit être corrigé en priorité.

 

Étape 2 — Engagement et nurturing

Objectif : mesurer la capacité à maintenir l'intérêt du prospect dans la durée.

KPI Ce qu'il mesure
Taux d'ouverture des emailings Pertinence des objets et de la fréquence d'envoi
Taux de clic Intérêt pour les contenus et les appels à l'action
Taux de désabonnement Signal d'alerte sur la pression marketing
Nombre d'interactions par prospect Niveau d'engagement global (emails, événements, téléchargements...)
Taux de participation aux événements (JPO, webinaires) Appétence pour les moments de contact physique ou digital

À noter : le niveau d'études (Bac, Bac+2, Bac+3...) est souvent le prédicteur de conversion le plus puissant. Segmenter les KPI d'engagement par niveau d'études révèle des comportements très différents qu'une lecture globale masque.

 

Étape 3 — Conversion prospect > candidat

Objectif : mesurer l'efficacité de la transformation de l'intérêt en candidature formelle.

KPI Ce qu'il mesure
Taux de conversion prospect > candidat Efficacité du parcours de candidature
Délai moyen avant candidature Durée du cycle de décision
Taux d'abandon du formulaire de candidature Friction dans le processus de candidature
Nombre de candidatures par programme Attractivité relative des formations

Point d'attention : c'est souvent ici que les chiffres font mal. Le taux de conversion prospect > candidat est le KPI le plus révélateur des failles dans le parcours. Un prospect qui n'a pas candidaté n'est pas perdu — mais il faut savoir pourquoi.

 

Étape 4 — Transformation

Objectif : suivre le pipeline de transformation et anticiper les besoins en gestion de capacité.

KPI Ce qu'il mesure
Taux d'admissibilité par programme Sélectivité et taux de transformation dossier > admis
Délai moyen de traitement des dossiers Efficacité opérationnelle des équipes admissions
Taux de réponse aux propositions d'admission Attractivité réelle de l'offre de formation
Part des admis ayant confirmé leur place Solidité du pipeline avant la rentrée
 

Étape 5 — Confirmation d'inscription et fidélisation

Objectif : minimiser les désistements et préparer l'intégration.

KPI Ce qu'il mesure
Taux de transformation admis > inscrit Efficacité des actions de "closing"
Taux de désistement post-admission Fuites tardives dans le pipeline
Taux de satisfaction à l'intégration Qualité de l'expérience d'accueil
Taux de recommandation (NPS étudiant) Capital ambassadeur de la promotion entrante
 

Construire un tableau de bord CRM efficace : les 5 principes

Un bon tableau de bord ne s'improvise pas. Voici les règles qui font la différence entre un dashboard consulté et un dashboard utile.

1. Choisir moins d'indicateurs, mais les bons Limitez-vous à 5 à 7 KPI par tableau de bord. Un tableau encombré est un tableau ignoré.

2. Contextualiser chaque chiffre Un taux de conversion de 12% est-il bon ou mauvais ? Cela dépend du programme, de l'année précédente, du marché. Chaque KPI doit être accompagné d'une valeur de référence : objectif, moyenne N-1, ou benchmark sectoriel.

3. Rendre le tableau de bord actionnable Pour chaque indicateur en rouge, la question doit être immédiate : que fait-on ? Un bon tableau de bord doit suggérer ou déclencher une action, pas seulement constater un écart.

4. Adapter la vue au lecteur Ne montrez pas les mêmes indicateurs à un chargé de recrutement et à un directeur. Configurez des vues différenciées selon les profils dans votre CRM.

5. Actualiser en temps réel (ou presque) Un tableau de bord mis à jour manuellement chaque mois n'est plus un outil de pilotage, c'est un rapport. Pour piloter, il faut des données fraîches — idéalement en temps réel ou au maximum à la semaine.

 

Conclusion : les données sont là. Il faut maintenant les faire parler.

Les établissements d'enseignement supérieur disposent d'une richesse de données considérable. Ce qui leur manque, c'est souvent la méthode pour les organiser, les lire, et les transformer en leviers d'action concrets.

Un CRM bien paramétré, avec des tableaux de bord adaptés à chaque profil d'utilisateur, permet de passer d'une gestion réactive à un pilotage proactif du recrutement.

 

Vous souhaitez évaluer la maturité data de votre CRM ? Contactez notre équipe pour un audit personnalisé.

OSCAR CRM est le logiciel CRM français dédié exclusivement aux établissements de l'enseignement supérieur : grandes écoles, universités, IAE, CFA. Leader sur son marché depuis plus de 20 ans.

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13Avr

CRM et Système d’Information Étudiant : pourquoi l’intégration est (enfin) devenue simple

Pendant longtemps, connecter un CRM à un Système d'Information Étudiant relevait du projet informatique à six mois et au budget XXL. En 2025, ce n'est plus le cas. Les API ont tout changé — et les établissements d'enseignement supérieur qui n'ont pas encore franchi le pas laissent de l'argent, du temps et des candidats sur la table.  

1. Le SI d'une école aujourd'hui : une somme de briques qui doivent se parler

Une école de taille moyenne gère aujourd'hui facilement une dizaine d'outils différents : un SIE pour la scolarité, un outil de candidature, une plateforme e-learning, un ERP financier, des outils marketing... Chacun fait bien son travail dans son périmètre. Le problème, c'est que ces outils ont longtemps vécu en silo. Résultat ? Un responsable marketing qui ne sait pas si le prospect qu'il relance a déjà déposé un dossier. Une équipe admissions qui reçoit des leads mais ne sait pas d'où ils viennent. Des données éparpillées entre cinq fichiers Excel. Des relances envoyées à des étudiants déjà inscrits. La bonne nouvelle ? L'époque où il fallait choisir entre "tout dans un seul outil" ou "tout déconnecter" est révolue. Aujourd'hui, le bon réflexe c'est de placer le bon logiciel au bon endroit dans votre dispositif informatique — et de les faire communiquer via des API.  

2. Le SIE : excellent dans son domaine, pas fait pour le marketing

Les Systèmes d'Information Étudiants comme Aurion, Ypareo, Aimaira ou Galia sont des outils remarquables — dans leur périmètre. Ils gèrent la scolarité, les maquettes pédagogiques, les résultats, les contrats d'alternance, les financements OPCO, la facturation. C'est leur cœur de métier, et ils le font bien.

Ce qu'un SIE fait très bien

  • Gérer le dossier administratif de l'étudiant inscrit
  • Suivre les résultats et les parcours pédagogiques
  • Produire les documents réglementaires et les exports SISE
  • Gérer les contrats d'alternance et les relations entreprises (côté administratif)
  • Facturer et suivre les paiements

Ce qu'un SIE ne fait pas — ou mal

  • Gérer la relation avec un prospect avant son inscription
  • Segmenter une base de contacts selon leur niveau d'intérêt
  • Automatiser des séquences de communication personnalisées
  • Scorer les leads et prioriser les relances commerciales
  • Produire des tableaux de bord de conversion pour les équipes marketing
Un SIE commence là où le CRM s'arrête : à l'inscription. Tout ce qui se passe avant — la découverte, l'intérêt, la candidature, la décision — c'est le territoire du CRM. Les deux outils sont complémentaires, pas concurrents.  

3. L'ère des API : ce que ça change concrètement

Il y a dix ans, intégrer deux systèmes informatiques signifiait souvent des exports/imports manuels, des fichiers CSV envoyés par email la nuit, ou des développements spécifiques facturés à prix d'or. Aujourd'hui, le paradigme a complètement changé.

Les API REST : le langage universel des logiciels

Une API (Application Programming Interface) est une interface qui permet à deux logiciels de se parler en temps réel, de façon standardisée et sécurisée. Concrètement, quand un candidat finalise son inscription dans votre CRM, une API peut instantanément :
  • Créer le dossier étudiant dans votre SIE (Aurion, Ypareo, Aimaira, Galia...)
  • Déclencher l'envoi du contrat de scolarité
  • Mettre à jour le statut dans le CRM pour stopper les relances
  • Notifier les équipes concernées
Tout ça, sans intervention humaine, en quelques secondes.

Ce que ça change pour les équipes

La vraie révolution n'est pas technique — elle est organisationnelle. Quand vos systèmes communiquent entre eux :
  • Les équipes marketing travaillent sur des données fraîches, pas sur des exports vieux de 48h
  • Les équipes admissions savent exactement où en est chaque candidat dans son parcours
  • Les doublons et les erreurs de saisie disparaissent
  • Les automatisations peuvent se déclencher sur des événements réels, pas sur des plannings fixes
"Notre système ne peut pas se connecter à autre chose" — cette phrase qu'on entend encore trop souvent dans les établissements est aujourd'hui, dans la grande majorité des cas, fausse. Les principaux SIE du marché exposent des API. La question n'est plus de savoir si c'est possible, mais de savoir avec quel outil CRM vous voulez le faire.  

4. CRM généraliste vs CRM métier : le vrai coût caché

C'est ici que beaucoup d'établissements font une erreur stratégique. Attirés par la notoriété et les fonctionnalités impressionnantes des grandes plateformes CRM généralistes, ils s'engagent dans des projets dont le coût réel dépasse largement le budget initial.

Le piège du CRM généraliste dans l'enseignement supérieur

Un CRM généraliste est conçu pour vendre des produits ou des services dans un contexte B2B ou B2C classique. L'enseignement supérieur, c'est un autre monde : des cycles de décision longs (6 à 18 mois), des parties prenantes multiples (candidat, parents, employeur en alternance), des contraintes réglementaires spécifiques, et des SIE métier avec leurs propres logiques de données. Connecter un CRM généraliste à un SIE comme Aurion ou Ypareo, c'est techniquement possible — mais ça nécessite :
  • Un développement de connecteur sur-mesure (coût : plusieurs milliers d'euros, voire davantage)
  • Une maintenance régulière à chaque mise à jour des deux systèmes
  • Une formation approfondie des équipes sur un outil non adapté à leurs usages
  • Souvent un intégrateur ou un prestataire externe pour faire le lien

Ce que coûte vraiment un CRM généraliste

Au-delà de la licence mensuelle — souvent présentée comme accessible — il faut comptabiliser : le coût d'intégration, le coût de maintenance, le coût de formation, et le coût des workarounds quand l'outil ne comprend pas vos processus métier. Sans oublier le temps perdu par vos équipes à adapter leurs pratiques à un outil qui n'a pas été pensé pour elles. Un CRM conçu pour l'enseignement supérieur arrive avec des connecteurs natifs aux principaux SIE, une logique de données adaptée à vos processus (candidature, alternance, financement...) et des équipes qui connaissent votre secteur. Ce n'est pas la même chose qu'un outil généraliste qu'on essaie de faire rentrer dans un moule qui n'est pas le sien. La question à se poser n'est pas "quel CRM a le plus de fonctionnalités ?" mais "quel CRM s'intègre le mieux dans mon SI existant et comprend mes processus métier ?"  

5. ATS, CRM : attention à la confusion

Un autre sujet mérite d'être clarifié, car il génère beaucoup de confusion sur le marché : la différence entre un ATS (Applicant Tracking System) et un CRM.

Qu'est-ce qu'un ATS ?

Un ATS est un outil de gestion des candidatures. Il permet de collecter des dossiers, de les faire circuler entre les membres d'un jury, de gérer les étapes de sélection, et parfois de faire du matching entre un profil candidat et un profil recherché par une entreprise partenaire. Dans le monde de l'alternance notamment, certains acteurs proposent des plateformes qui gèrent à la fois le dossier de candidature et la mise en relation candidat-entreprise. Ces outils sont puissants dans leur domaine.

Pourquoi un ATS n'est pas un CRM

La confusion vient du fait que certains acteurs se positionnent comme "CRM" alors qu'ils font principalement de la gestion de dossiers de candidature. La différence est fondamentale :
  • Un ATS gère le processus de candidature — il commence quand le candidat remplit un formulaire
  • Un CRM gère la relation sur toute la durée du parcours — de la première visite sur votre site jusqu'à l'inscription, et au-delà
  • Un ATS traite des dossiers ; un CRM traite des relations
  • Un ATS optimise votre processus de sélection ; un CRM optimise votre capacité à attirer et convertir
Un candidat qui visite votre site en septembre, télécharge votre plaquette en novembre, assiste à une JPO en janvier et dépose un dossier en mars — cette trajectoire complète, avec tous ses signaux d'intérêt, c'est ce qu'un CRM capture. Un ATS ne voit que la dernière étape. Les deux outils sont complémentaires, pas concurrents. Un bon dispositif peut articuler un CRM pour la phase d'attraction et de maturation, un ATS pour la phase de sélection, et un SIE pour la phase de scolarité.

Conclusion : les questions à se poser avant de choisir

L'intégration CRM-SIE n'est plus un projet informatique complexe réservé aux grandes structures. C'est aujourd'hui une réalité accessible, à condition de choisir les bons outils et de partir avec la bonne approche. Avant de vous lancer, voici les questions qui structurent une bonne réflexion :
  • Mon SIE actuel dispose-t-il d'une API documentée et maintenue ?
  • Mon CRM est-il conçu pour l'enseignement supérieur, ou vais-je devoir adapter mes processus à un outil généraliste ?
  • Ai-je une vision claire de ce qui doit vivre dans le CRM et de ce qui doit vivre dans le SIE ?
  • Est-ce que je confonds ATS et CRM dans mon analyse du marché ?
  • Quel est le coût total de possession (licence + intégration + maintenance + formation), pas seulement le coût de la licence ?
Le bon SI pour une école en 2026, ce n'est pas le SI qui fait tout dans un seul outil — c'est celui où chaque brique fait son travail mieux que les autres, et où toutes ces briques communiquent de façon fluide et automatisée. L'informatique de gestion dans l'enseignement supérieur est en train de mûrir. Les établissements qui réussiront leur transformation digitale ne sont pas ceux qui auront le plus gros budget logiciel — ce sont ceux qui auront compris comment orchestrer intelligemment leurs outils.
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16Mar

IA et CRM : entre révolution réelle et… beaucoup de marketing

Depuis deux ans, impossible d’échapper au mot IA.
Dans le monde des CRM comme ailleurs, chaque outil semble désormais « dopé à l’intelligence artificielle ».

Mais derrière cette promesse, une réalité mérite d’être clarifiée : tout ce qui est automatisé n’est pas de l’IA.

Et dans le domaine du CRM, la confusion est souvent entretenue.

Automatisation ≠ Intelligence artificielle

De nombreux éditeurs annoncent aujourd’hui des fonctionnalités « IA » qui sont en réalité de simples automatisations.

Prenons quelques exemples fréquents :

  • Envoi automatique d’un email après un formulaire

  • Relance d’un candidat après 3 jours sans réponse

  • Attribution d’un score basé sur des critères définis

  • Changement automatique de statut dans un pipeline

Ces mécanismes existent dans les CRM depuis plus de quinze ans.
Ils reposent sur des règles prédéfinies : si ceci se produit, alors faire cela.

C’est utile.
C’est efficace.
Mais ce n’est pas de l’intelligence artificielle.

Ce qu’est réellement l’IA dans un CRM

La véritable IA intervient lorsque le système analyse des données et prend des décisions probabilistes sans règles fixes définies à l’avance.

Dans un CRM, cela peut se traduire par :

  • La prédiction de conversion d’un prospect

  • L’identification automatique des profils les plus engagés

  • L’analyse comportementale d’un candidat

  • La recommandation d’actions commerciales prioritaires

  • La détection de signaux faibles de désengagement

Dans ces cas, le système apprend à partir des données historiques et ajuste ses recommandations au fil du temps.

C’est là que l’on parle réellement d’intelligence artificielle.

Pourquoi la confusion est-elle si répandue ?

Pour une raison simple : le terme IA est devenu un argument marketing puissant.

Beaucoup de solutions rebaptisent aujourd’hui des fonctionnalités existantes :

  • workflows → "automation IA"

  • scoring → "AI scoring"

  • segmentation → "AI targeting"

Dans la majorité des cas, il s’agit simplement d’une interface plus ergonomique pour des règles déjà connues.

Le problème n’est pas que ces fonctionnalités existent.
Le problème est de faire croire qu’elles relèvent d’une intelligence autonome.

L’essentiel reste la structuration des données

Avant même de parler d’IA, une réalité s’impose :
un CRM efficace repose d’abord sur des données propres et structurées.

Sans cela :

  • aucune analyse fiable

  • aucune prédiction pertinente

  • aucune automatisation intelligente

Autrement dit, l’IA n’est jamais meilleure que la qualité des données qu’on lui donne.

Et dans beaucoup d’organisations, ce travail fondamental reste encore à faire.

L’IA ne remplacera pas la stratégie

Autre idée reçue : l’IA pourrait « piloter » le recrutement ou la relation client à elle seule.

Dans les faits, l’IA peut :

  • suggérer

  • analyser

  • prioriser

Mais elle ne remplacera jamais :

  • la compréhension des parcours étudiants

  • la stratégie de communication

  • l’accompagnement humain

Dans un secteur comme l’enseignement supérieur, où les décisions ont un impact direct sur des parcours de vie, la technologie doit rester un outil, pas un substitut au jugement humain.

Le véritable enjeu pour les CRM

L’avenir du CRM ne repose pas uniquement sur l’IA.

Il repose sur un équilibre entre :

  • données structurées

  • automatisations intelligentes

  • analyses prédictives

  • intervention humaine au bon moment

L’IA peut renforcer cet ensemble.
Mais elle ne peut pas le remplacer.

En conclusion

L’intelligence artificielle va transformer les CRM.
C’est indéniable.

Mais dans l’immédiat, il faut garder une certaine lucidité :

👉 beaucoup de fonctionnalités présentées comme de l’IA sont en réalité des automatisations classiques.

Et ce n’est pas un problème.

Car avant de chercher une intelligence artificielle, la priorité reste souvent plus simple :

structurer ses données, comprendre ses processus et piloter ses relations.

L’IA viendra ensuite… naturellement.

👉 Chez OSCAR CRM, nous faisons un choix simple : ne pas vendre de "l’IA magique", mais proposer des outils solides pour structurer les données, automatiser intelligemment les parcours candidats et piloter réellement le recrutement.

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09Fév

Exploiter les statistiques dans son CRM : bien plus que des chiffres, un levier de pilotage

Dans un environnement aussi mouvant que celui de l’enseignement supérieur, les données ne sont utiles que si elles sont lisibles, compréhensibles, et exploitables. Chez OSCAR CRM, nous avons conçu un système de statistiques pensé pour les décideurs, les opérationnels, et les équipes terrain.

L’objectif ? Piloter avec clarté, prendre les bonnes décisions au bon moment, et transformer la donnée brute en stratégie efficace.

   

Voir plus clair dans ses recrutements

Les tableaux de bord CRM permettent de visualiser en un coup d'œil :

  • Le nombre de prospects, de candidats et d’inscrits par formation

  • Les taux de conversion à chaque étape du parcours

  • L'évolution dans le temps (par mois, par campagne, par canal)

Ces indicateurs permettent aux responsables recrutement et marketing de mesurer leur efficacité et de repérer rapidement les formations ou actions qui sous-performent.

 

Croiser les données pour mieux comprendre

Les outils de requêtage avancés permettent de segmenter les données et d’aller plus loin :

  • Quels canaux d’acquisition génèrent les profils les plus engagés ?

  • Quels types de candidats abandonnent en cours de candidature ?

  • Quels critères influencent le taux d’acceptation finale ?

Ces analyses facilitent les ajustements en temps réel, que ce soit sur la communication, les actions terrain ou la stratégie de sélection.

 

Piloter ses campagnes marketing avec des KPIs fiables

Chaque campagne peut être reliée à des statistiques précises :

  • Taux d’ouverture et de clics des e-mails

  • Taux de réponse aux scénarios automatisés

  • Taux de passage à l’étape suivante (formulaire, paiement, finalisation)

Cela permet d’objectiver la performance des actions marketing et d’optimiser les futurs envois.

 

De la donnée descriptive à la logique prédictive

Au-delà du reporting, les statistiques permettent de :

  • Identifier des profils types (rapides, hésitants, abandons récurrents…)

  • Anticiper les désengagements via des signaux faibles (temps passé sur le formulaire, absence de justificatif, etc.)

  • Construire des scénarios automatisés pour relancer ou accompagner

L’objectif : agir avant que le prospect ne décroche.

 

Données et conformité

Enfin, toute analyse statistique doit respecter les obligations réglementaires (RGPD). Cela suppose une collecte propre, un traitement anonymisé si nécessaire, et une conservation raisonnée des historiques.

 

En conclusion

Mesurer ne suffit pas, encore faut-il interpréter et agir.
L’exploitation des statistiques dans un CRM permet aux établissements :

  • de mieux comprendre leurs flux de candidats,

  • d’optimiser leurs efforts en fonction de la réalité du terrain,

  • et de prendre des décisions appuyées sur des faits, non sur des impressions.

La donnée n’est pas un luxe. C’est une nécessité pour améliorer l’expérience candidat, sécuriser les parcours et piloter en confiance.

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15Oct

CRM & Alumni : par où commencer ?

Dans un contexte où l’enseignement supérieur devient de plus en plus concurrentiel, le réseau alumni s’impose comme un levier stratégique, souvent sous-exploité par les établissements. Pourtant, sa valeur est immense : opportunités professionnelles, image de marque, mentorat, levée de fonds… Encore faut-il savoir par où commencer pour l’activer efficacement.

🧩 Un alumni, c’est bien plus qu’un ancien élève

On a souvent tendance à considérer un alumni comme un étudiant diplômé, mais dans une logique CRM moderne, il devient alumni dès son premier jour dans l’école, et le reste toute sa vie. Cela change tout : il ne s’agit pas seulement de clôturer la relation, mais de l’ouvrir dès l’entrée dans le parcours pour construire une relation à long terme.

👉 Cette approche permet de suivre l’évolution des contacts au fil du temps, grâce à une base de données bien structurée, segmentée par promotion, statut professionnel, implication dans le réseau, etc.

🔑 Étape 1 : Centraliser les données

Avant toute action, il est essentiel de centraliser les données des anciens étudiants dans un CRM unique, comme OSCAR CRM. Trop d’écoles conservent encore des fichiers Excel dispersés ou des groupes LinkedIn mal pilotés.

✅ Bonnes pratiques OSCAR CRM :

  • Créer une base spécifique “alumni” dans le CRM.

  • Utiliser les imports CSV pour rapatrier les données existantes.

  • Connecter vos outils : site web, annuaire en ligne, plateformes de dons ou d’emplois via l’API OSCAR.

 

📬 Étape 2 : Reconnecter les anciens

Une fois les données structurées, il faut réengager vos alumni. Pour cela, segmentez finement vos contacts et proposez-leur des contenus ou services adaptés à leur situation :

  • Entre 20 et 30 ans : offres d’emploi, mise en réseau, coaching

  • Entre 30 et 45 ans : engagement en tant que mentor, participation à des jurys, témoignages

  • 45 ans et + : conférences, transmission, investissement, philanthropie

💡 Les outils CRM permettent d’envoyer des campagnes ciblées (emailing, SMS, invitations, formulaires d’actualisation) et de suivre leur taux d'engagement en temps réel.

   

🤝 Étape 3 : Structurer la communauté

Un réseau alumni ne se résume pas à une newsletter. Il faut créer un sentiment d’appartenance. Cela passe par :

  • Des événements physiques ou hybrides (afterworks, conférences métiers, forums)

  • Une plateforme alumni sécurisée (chat, annuaire, offres d’emploi, groupes par promo)

  • Un système de mentorat automatisé : via des scénarios CRM, on peut mettre en relation automatiquement les étudiants et les alumni selon des critères communs.

🎯 Objectif : passer d’un simple fichier à une communauté engagée, dans un espace de confiance, distinct des réseaux sociaux classiques.

 

📊 Étape 4 : Mesurer et adapter

Comme tout projet CRM, la gestion des alumni doit s’accompagner de KPI clairs : taux de mise à jour des profils, taux d’ouverture des campagnes, participation aux événements, nombre de mentors actifs, etc.

📈 Avec OSCAR CRM, il est possible de :

  • Créer des profils dynamiques (ex : “alumni actifs 2023-2024”)

  • Automatiser des relances ciblées

  • Suivre les évolutions de carrière avec des campagnes “update your profile”

 

🛠️ Et concrètement, que permet un CRM comme OSCAR pour les alumni ?

  • Gestion de la base alumni avec champs personnalisés (année, statut, entreprise…)

  • Requêtage intelligent avec filtres multicritères

  • Automatisation de la communication : newsletter, mentorat, événements

  • Intégration web : formulaires de mise à jour sur le site via plugin WordPress

  • Statistiques d'engagement en temps réel

 

🙋‍♂️ Pour conclure : penser alumni dès le recrutement

Un bon réseau alumni commence… au moment du recrutement ! En intégrant les futurs alumni dès le départ dans votre CRM, vous facilitez le suivi de leur parcours et renforcez leur attachement à votre établissement.

Le CRM devient alors le fil rouge entre recrutement, scolarité, carrière et alumni, dans une vision à 360° de la relation.

 
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29Sep

Déployer et bien utiliser votre CRM

La mise en place d’un logiciel CRM performant est un projet structurant pour toute école, université, IAE ou CFA. Avec OSCAR CRM, éditeur et expert de l’enseignement supérieur, vous bénéficiez d’un accompagnement sur-mesure pour chaque phase de votre projet : de la sélection de la solution jusqu’à son exploitation quotidienne.  

Choisir le CRM qui correspond à vos besoins

Avant tout déploiement, il faut s’assurer que la solution retenue couvre l’ensemble de vos processus métier.
  • Cartographie des usages Identifiez vos parcours clés : recrutement de prospects, gestion des candidatures, suivi pédagogique, animation des alumni, relations entreprises…
  • Modules et offres OSCAR CRM propose trois offres modulaires (Starter, Premium, Groupe) couvrant toutes les fonctionnalités — marketing automation, scoring, formulaires web, messagerie multicanale, tableaux de bord, API — et un accompagnement adapté à votre taille et à votre maturité CRM .
  • Conformité et sécurité Bénéficiez d’une infrastructure conforme RGPD et d’une PSSI robuste, conçue pour protéger vos données critiques.
 

Préparer le plan de déploiement et votre modèle de données

Une planification rigoureuse et une modélisation précise des données garantissent un passage à l’échelle sans heurts.
  • Feuille de route projet Définissez jalons et livrables : paramétrage, migration, tests, formation, mise en production. Assurez-vous d’inclure des points de validation avec vos parties prenantes.
  • Modèle de données Cartographiez vos entités (prospects, candidatures, contacts entreprises, événements, alumni) et leurs relations. Cette modélisation sert de socle à votre CRM et doit être validée en amont du paramétrage .
  • Checklist de préparation Rassemblez vos sources (fichiers Excel/CSV, exports ERP, formulaires web), nettoyez les doublons et homogénéisez vos formats.
 

Configurez votre CRM, ses utilisateurs, ses workflows et ses tableaux de bord

Le paramétrage transforme OSCAR CRM en un outil sur-mesure.
  • Gestion des utilisateurs et des droits Créez vos profils (administrateur, manager, chargé de recrutement, formateur…), attribuez les rôles et sécurisez l’accès aux données (onglet « Utilisateurs ») .
  • Workflows et automatisations Paramétrez vos pipelines de suivi : de la génération du lead à l’inscription finale. Créez des actions automatiques (emails, SMS, WhatsApp, courriers papier) pour relancer, notifier ou faire évoluer les statuts de vos contacts .
  • Tableaux de bord Construisez des vues métier : taux de conversion par canal, cycle moyen de candidature, performance des événements, suivi des inscriptions en temps réel .
 

Intégrez votre CRM au reste du SI

Pour éviter les silos, votre CRM doit communiquer avec vos autres applications.
  • Connecteurs natifs Utilisez les connecteurs OSCAR CRM (WordPress, YPAREO, Meta, etc.) pour alimenter ou extraire des données sans ressaisie .
  • API & Webhooks Synchronisez vos données en temps réel avec votre ERP, votre Système d’Information Étudiant ou votre plateforme e-learning grâce à nos API REST.
  • Configuration e-mailing Optimisez la délivrabilité de vos campagnes : paramétrez SPF, DKIM et CNAME sur vos domaines d’envoi.
 

Bien utiliser son CRM au quotidien

Un CRM ne révèle tout son potentiel que si vos équipes l’adoptent et l’enrichissent constamment.
  • Formation et montée en compétences OSCAR CRM propose une formation initiale d’une journée pour chaque nouvel utilisateur, incluant des sessions sur site ou à distance et des supports (vidéos, fiches pratiques) . Des formations complémentaires peuvent être planifiées selon vos besoins.
  • OSCAR AI : votre assistant intégré Posez vos questions en un clic à OSCAR AI, accessible depuis l’interface, pour un support instantané
  • Suivi et optimisation continue Analysez régulièrement vos KPIs (tableaux de bord, rapports d’activité) et ajustez vos workflows et campagnes marketing en fonction des retours terrain.
    En vous appuyant sur la méthode OSCAR CRM — éditeur et expert de l’enseignement supérieur — vous maîtrisez votre projet de A à Z, de la sélection de la solution à son adoption quotidienne. Prêt·e à lancer votre déploiement CRM ? Contactez notre équipe : oscar@oscar-campus.com
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25Sep

Student Lifetime Value : un indicateur stratégique pour les établissements du supérieur

Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, les établissements d’enseignement supérieur cherchent à optimiser leur stratégie de recrutement, de fidélisation et de développement. Parmi les indicateurs clés à suivre, la Student Lifetime Value (SLV) s’impose comme une donnée essentielle, notamment dans le cadre de l’usage d’un logiciel CRM enseignement supérieur.  

Qu’est-ce que la Student Lifetime Value ?

La SLV (ou valeur vie étudiante) représente le revenu total qu’un étudiant génère pour un établissement tout au long de sa relation avec celui-ci. Cela inclut non seulement les frais de scolarité, mais aussi les éventuels frais annexes (candidature, services, activités, etc.), les dons / versements taxe post-diplôme (alumni), ou encore les services de formation continue. Mesurer la SLV permet de :
  • Mieux cibler les investissements marketing : en connaissant la valeur potentielle d’un étudiant, il devient plus facile d’ajuster les dépenses d’acquisition.
  • Optimiser les parcours étudiants : un étudiant bien accompagné est plus susceptible de poursuivre ses études dans l’établissement (ex. bachelor → master), augmentant ainsi sa SLV.
  • Valoriser les alumni : les anciens étudiants peuvent générer de la valeur à travers le réseau, les partenariats, ou les dons.
  • Appuyer les décisions stratégiques : en segmentant les étudiants selon leur SLV, l’établissement peut prioriser certaines actions ou programmes.
 

Comment calculer la SLV ?

La formule générale est : SLV = (revenu annuel moyen x durée de vie académique moyenne) - coût d’acquisition Exemple :
  • Revenu annuel moyen : 6 000 €
  • Durée moyenne d'études : 3 ans
  • Coût d’acquisition : 800 €
SLV = (6 000 x 3) - 800 = 17 200 € Ce chiffre permet de mesurer la rentabilité d’un segment d’étudiants et de guider les stratégies marketing, commerciales et pédagogiques.  

Le rôle du CRM dans la gestion de la SLV

Le logiciel CRM est indispensable dans le suivi de votre DLV. Ainsi, il va vous permettre de :
  • Suivre le parcours des étudiants du premier point de contact à l’après-diplôme
  • Analyser les canaux d’acquisition les plus rentables via les tableaux de bord intégrés
  • Segmenter les contacts et scorer les prospects pour prioriser ceux à forte valeur
  • Automatiser les campagnes marketing et améliorer le taux de transformation
  • Historiser les interactions avec les contacts pour ajuster les messages et maximiser la conversion
Si en 2025 nous sentons un fourmillement sur les sujets CRM étudiants et alumni, les structures ne semblent pas encore développer pleinement ces sujets sur un plan commercial. En effet sur le panel des clients OSCAR CRM on observe :
  • 88% d’utilisateurs de la partie dédiée à la gestion du recrutement (dont candidatures et admissions)
  • 59% d’utilisateurs des relations entreprises
  • 1,5% d’utilisateurs de la partie étudiants
  • 0,9% d’utilisateurs de la partie alumni
Cela s’explique notamment par l’organisation même de ces institutions composées d’équipes différentes sur ces sujets. Souvent, les établissements d’enseignement supérieur regroupent les service marketing / commercial sous une même direction. Il s’agit d’un pôle dédié à l’acquisition d’étudiants. Une fois le contact intégré dans l’établissement, c’est alors la scolarité qui le gère : aucun démarche commerciale n’est alors appliqué à ce niveau. Le suivi va se faire à travers l’administratif, les notes etc … on oublie alors bien souvent le statut de client de l’étudiant, qui ne manquera pas de le rappeler à l’établissement en cas de manquement ou de dérive. Enfin une fois diplômé il est géré par un service dédié aux alumni … du moins quand il existe … et pas toujours par le service relations entreprises alors que pourtant l’alumni est un contact privilégié pour la formation continue, la taxe d’apprentissage mais également le recrutement d’alternants ou de stagiaires.  

Sur le plan pratico pratique comment mettre en place ma SLV dans un CRM ?

Si l’on souhaite mettre en place une démarche de SLV, il est important de segmenter ses données à travers différents fichiers afin de collecter un socle de données propre à l’usage dont on va avoir besoin. Chez OSCAR CRM nous proposons ainsi à nos clients une approche par base de données … avec la possibilité de transférer les fiches contact d’une base à l’autre au bon moment (exemple : le contact recrutement devient étudiant, il est automatiquement intégré à la base étudiant). Les bases de données proposées sont celles du cycle de vie du contact au sein de l’établissement :
  • Recrutement et candidature
  • Etudiant
  • Alumni (en ligne avec le fichier entreprises de l’école)
  ETAPE 1 : recrutement La fiche du contact va présenter son parcours jusqu’à ce jour et son choix de formation au sein de l’établissement. Il a la possibilité de candidater en ligne. Nous visualisons également tous les documents liés à sa candidature (CV, lettre de motivation …) et tous les points de contacts que nous avons eu avec lui dans l’onglet Actions de la fiche. Le contact s’inscrit dans l’établissement : nous allons ainsi modifier son statut en inscrit. Toutefois, nous attendrons la rentrée pour le noter en tant qu’étudiant afin de bien valider qu’il ne se soit pas désisté : c’est alors qu’il sera réellement considéré comme client, sauf si nous lui avons fait payé des frais de candidatures lors du processus d’admission.   ETAPE 2 : étudiant La fiche du contact a été transférée dansune base de données dédiée aux étudiants . Nous conservons à ce moment là uniquement les informations que l’on souhaite utiliser dans le cadre de son traitement en temps qu’étudiant (RGPD) ainsi que l’historique des actions et points de contacts. La fiche du contact ne sera donc plus la même en matière de paramétrage. On y trouvera également des champs propres aux besoins de l’établissement tel qu’une partie Alternance si c’est un sujet, Stage si on le souhaite, réinscription … L’établissement est également en mesure de communiquer et gérer sa réinscription sur un autre programme. Objectif : le fidéliser un maximum et ne pas le laisser partir à la concurrence. Il pourra avoir un process de candidature simplifié par rapport aux contacts n’ayant pas encore intégré l’établissement.   ETAPE 3 : alumni Le contact est diplômé de l’établissement. Il reste toutefois un contact privilégié pour d’autres leviers de chiffre d’affaires tels que la taxe d’apprentissage, la formation continue (en intra ou inter), le recrutement de jeunes diplômés, de stagiaires ou d’alternants … Il est donc important de maintenir une relation commerciale avec lui. La fiche est donc transférée vers la base de données alumni. Je pourrai y faire figurer des informations spécifiques comme par exemple son année de diplomation. Ce qui va être déterminant pour notre stratégie de SLV c’est de rattacher le contact à l’entreprise dans laquelle il est salarié et d’identifier les opportunités commerciale que l’on va avoir avec lui.   Bien évidemment le process peut être pris à n’importe quel moment mais la vision CRM de la SLV, notamment chez OSCAR CRM est celle que nous venons de décrire. Afin que cette dernière soit un succès il y a trois éléments déterminants :
  1. La qualité des données collectées
  2. Un soutien de la démarche par les équipes dirigeantes
  3. Une vision à long terme du sujet
 

Conclusion

La Student Lifetime Value n’est pas qu’un simple chiffre : c’est une boussole stratégique pour piloter les efforts de recrutement, renforcer la fidélité et anticiper la valeur générée par chaque étudiant. Couplé à un CRM comme OSCAR, il devient un outil puissant pour structurer, analyser et optimiser la performance globale de l’établissement.  
CRM Alumni, CRM Entreprises, CRM Etudiants, CRM Recrutement, Stratégie CRM
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26Fév

Le Marketing Automation : Théorie et Pratique avec OSCAR CRM

Le marketing automation est aujourd'hui une composante essentielle des stratégies digitales. Il permet d'automatiser des actions marketing afin d'améliorer la gestion des contacts, optimiser les campagnes et personnaliser les interactions.

 

Qu'est-ce que le Marketing Automation ?

Le marketing automation repose sur l'utilisation d'outils technologiques permettant d'automatiser des processus marketing et commerciaux. Il s'appuie sur trois piliers fondamentaux :
  1. La collecte et la gestion des données : segmenter les contacts en fonction de leur comportement et de leurs interactions.
  2. L'automatisation des campagnes : envoyer des emails, SMS, notifications, ou autres actions ciblées.
  3. L'analyse des performances : suivre l'engagement et ajuster les stratégies en fonction des résultats.
 

L'Application du Marketing Automation avec OSCAR CRM

OSCAR CRM est spécialement conçu pour être le CRM des établissements d'enseignement supérieur. Il permet d'automatiser le parcours du candidat et d'améliorer l'expérience utilisateur à travers des fonctionnalités avancées :

1. Segmentation et Scoring des Contacts

Avec OSCAR CRM, il est possible de segmenter les contacts selon plusieurs critères (intérêt pour une formation, interactions avec les campagnes, etc.). Un système de scoring permet de déterminer le niveau d'engagement des prospects et d'adapter les communications.

2. Automatisation des Emails et SMS

La plateforme permet de créer des workflows automatisés pour envoyer des emails de bienvenue, relancer les candidatures incomplètes ou informer des événements à venir.

3. Gestion des Campagnes Multicanal

L'automatisation ne se limite pas aux emails. OSCAR CRM permet d'envoyer des SMS personnalisés, de gérer les interactions via les réseaux sociaux et d'intégrer les réponses des formulaires web.

4. Analyse et Optimisation

Grâce aux tableaux de bord et aux statistiques d'OSCAR CRM, il est possible de suivre en temps réel les performances des campagnes et d'ajuster les stratégies marketing en fonction des résultats obtenus.  

Cas d'Usage : Amélioration du Taux de Conversion des Candidatures

Un établissement utilisant OSCAR CRM a mis en place un workflow automatisé pour gérer les candidatures :
  • Jour 1 : Email de confirmation de la candidature.
  • Jour 3 : Relance par SMS pour les dossiers incomplets.
  • Jour 7 : Envoi d'un email d’engagement avec des témoignages d'anciens étudiants.
  • Jour 14 : Contact personnalisé si aucune action n'a été entreprise.
Ce processus a permis une augmentation de 25% du taux de conversion des candidatures.

  Le marketing automation est un levier puissant pour optimiser les campagnes et maximiser l'engagement des prospects. Avec OSCAR CRM, les établissements d'enseignement supérieur peuvent automatiser leurs actions marketing tout en garantissant une personnalisation efficace. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez nos consultants pour une démonstration personnalisée !  
Communication CRM, CRM Alumni, CRM Entreprises, CRM Recrutement
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20Fév

CRM et plateformes alumni : Le combo gagnant !

Dans le paysage concurrentiel actuel, les établissements d’enseignement supérieur sont confrontés à un défi majeur : maintenir et renforcer les liens avec leurs anciens élèves, également connus sous le nom d'alumni. Leurs diplômés représentent une ressource précieuse, non seulement en termes de soutien financier, mais aussi de réseau professionnel, de partenariats potentiels et d'ambassadeurs de l'établissement.

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Communication CRM, CRM Alumni, Stratégie CRM
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10Sep

Le CRM, un outil indispensable pour les écoles?

Avec l'émergence des campus internationaux et l'arrivée de nouveaux programmes aux formats différents, le secteur de l'enseignement supérieur devient de plus en plus concurrentiel.

Face à cette évolution, les étudiants sont bien souvent indécis sur leur choix d'orientation et ont besoin d'être mieux accompagnés. Ce comportement a vu naître au sein des établissements de formation une prise de conscience sur la nécessité de s'adapter pour assurer le suivi des prospects via l'utilisation de solution CRM.

Opter pour un outil de gestion de la relation candidat permet d'acquérir les bonnes pratiques en matière de recrutement et de communication. Cela représente un appui indéniable pour aider à convaincre un maximum de candidat à rejoindre votre établissement.

Il y a également d'autres bénéfices à tirer de l'utilisation d'un CRM dans une école:

• Une mutualisation des données, collectez dans une seule et même interface les données sur vos contacts : les informations sont centralisées dans une seule interface de manière uniforme. Oubliez les bases démultipliées par service (communication, concours, études…) afin de simplifier la collaboration entre les acteurs internes tout en évitant les erreurs de saisie. Vous pouvez également collecter les contacts provenant des formulaires web qui seront directement déversés dans la base de données.

• Monitorez en temps réel l'avancée de vos recrutements, les statistiques vous permettent d'avoir une meilleure visibilité sur les objectifs à atteindre en fonction des programmes tout en mesurant l'efficacité d'une action.

• Déclenchez des actions de communication de manière manuelle ou automatique via l'utilisation des scenarii et ainsi développer votre stratégie de communication sur vos contacts.

Comment réussir le déploiement d'un outil CRM dans les écoles ?

De manière générale, les écoles n'ont pas le temps ni les ressources nécessaires pour contextualiser et définir clairement leurs besoins. Cette transformation digitale nécessite de faire appel à une équipe à la fois spécialiste de l'enseignement supérieur et du CRM afin de bénéficier d'un accompagnement durant toute la durée du projet (allant de l'audit/paramétrage jusqu'à la formation et à son suivi pour assurer la bonne utilisation de la solution). Un autre avantage à prendre en compte est le développement continu de l'outil avec de nombreuses mises à jour.

Pour savoir comment Oscar Campus peut vous aider à développer votre projet CRM. N'hésitez pas à nous contacter via notre formulaire web en cliquant ici afin de demander une démonstration.

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