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26Fév

Le Marketing Automation : Théorie et Pratique avec OSCAR CRM

Le marketing automation est aujourd'hui une composante essentielle des stratégies digitales. Il permet d'automatiser des actions marketing afin d'améliorer la gestion des contacts, optimiser les campagnes et personnaliser les interactions.

 

Qu'est-ce que le Marketing Automation ?

Le marketing automation repose sur l'utilisation d'outils technologiques permettant d'automatiser des processus marketing et commerciaux. Il s'appuie sur trois piliers fondamentaux :
  1. La collecte et la gestion des données : segmenter les contacts en fonction de leur comportement et de leurs interactions.
  2. L'automatisation des campagnes : envoyer des emails, SMS, notifications, ou autres actions ciblées.
  3. L'analyse des performances : suivre l'engagement et ajuster les stratégies en fonction des résultats.
 

L'Application du Marketing Automation avec OSCAR CRM

OSCAR CRM est spécialement conçu pour être le CRM des établissements d'enseignement supérieur. Il permet d'automatiser le parcours du candidat et d'améliorer l'expérience utilisateur à travers des fonctionnalités avancées :

1. Segmentation et Scoring des Contacts

Avec OSCAR CRM, il est possible de segmenter les contacts selon plusieurs critères (intérêt pour une formation, interactions avec les campagnes, etc.). Un système de scoring permet de déterminer le niveau d'engagement des prospects et d'adapter les communications.

2. Automatisation des Emails et SMS

La plateforme permet de créer des workflows automatisés pour envoyer des emails de bienvenue, relancer les candidatures incomplètes ou informer des événements à venir.

3. Gestion des Campagnes Multicanal

L'automatisation ne se limite pas aux emails. OSCAR CRM permet d'envoyer des SMS personnalisés, de gérer les interactions via les réseaux sociaux et d'intégrer les réponses des formulaires web.

4. Analyse et Optimisation

Grâce aux tableaux de bord et aux statistiques d'OSCAR CRM, il est possible de suivre en temps réel les performances des campagnes et d'ajuster les stratégies marketing en fonction des résultats obtenus.  

Cas d'Usage : Amélioration du Taux de Conversion des Candidatures

Un établissement utilisant OSCAR CRM a mis en place un workflow automatisé pour gérer les candidatures :
  • Jour 1 : Email de confirmation de la candidature.
  • Jour 3 : Relance par SMS pour les dossiers incomplets.
  • Jour 7 : Envoi d'un email d’engagement avec des témoignages d'anciens étudiants.
  • Jour 14 : Contact personnalisé si aucune action n'a été entreprise.
Ce processus a permis une augmentation de 25% du taux de conversion des candidatures.

  Le marketing automation est un levier puissant pour optimiser les campagnes et maximiser l'engagement des prospects. Avec OSCAR CRM, les établissements d'enseignement supérieur peuvent automatiser leurs actions marketing tout en garantissant une personnalisation efficace. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez nos consultants pour une démonstration personnalisée !  
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17Mai

Recrutements d’étudiants : le funnel de conversion

Le "funnel", ou entonnoir en français, est un terme marketing permettant de désigner l'entonnoir de conversion s'appliquant au parcours des prospects.
Le même concept peut s'appliquer au recrutement, où l'on peut suivre le parcours d'un prospect jusqu'à ce qu'il devienne un étudiant. On distingue plusieurs étapes dans cette approche :

  1. La génération de leads
  2. La transformation du lead en candidat
  3. La gestion de la candidature
  4. La conversion de l'admis en inscrit

 

La génération de leads

La génération de leads est un sujet généralement bien maitrisé par les acteurs de l'enseignement supérieur.

Cette étape va consister à définir les leviers marketing, payants ou non, qui vont permettre de toucher les individus potentiellement intéressés par les programmes de l'établissement (leviers virtuels comme en présentiel). Pour ce faire, l'école a besoin de ce qu'on appelle des "Owned media", c'est à dire des plateformes d'information qui lui sont propres et qu'elle va animer. Par exemple : son site web, sa page YouTube ...

Ce qui est important dans cette étape, c'est de penser à la fois recrutement direct mais également indirect.
Ainsi, les parents sont une cible incontournables dans le recrutement des terminales et ont souvent un impact dans le choix en tant que financeurs.

Autre élément à anticiper : l'exploitation et la récupération des données.
Allez-vous les recevoir en direct ? Vont-elles pouvoir incrémenter automatiquement votre logiciel de CRM ? Des logiciels spécialisés comme OSCAR Campus CRM bénéficient par exemple de connecteurs avec de nombreuses solutions d'acquisition comme Le Figaro Etudiant, MillionRoads ...

 

La transformation du lead en candidat

Idéalement, cette étape demande, comme la première une vraie réflexion stratégique et la mise en place d'un plan de communication.

Pour chaque point d'acquisition, on peut se poser la question de ou des objectifs vers lequel amener le contact : Le rencontrer à une journée portes ouvertes ? Le faire venir à un salon ? Lui faire déposer un dossier de candidature ?

En fonction de cet objectif vous pourrez alors construire un plan de communication spécifique que vous pourrez automatiser avec logiciel de CRM.
Par exemple, le Figaro Etudiant envoie un lead qui remonte automatiquement dans le logiciel OSCAR Campus CRM. Je souhaite que ce contact participe à une JPO. Je vais automatiser une suite de relances sur un modèle qui pourrait être le suivant :

  • ETAPE 1 : Envoi d'un email avec la documentation de mon établissement
  • ETAPE 2 : Email d'information complémentaire sur les programmes
  • ETAPE 3 : Relance email pour les ouvreurs vers formulaire d'inscription aux prochaines JPO
  • ETAPE 3 B : Relance SMS pour les non ouvreurs avec proposition de rencontre à la prochaine JPO
  • ETAPE 4 : relance des non ouvreurs de l'ETAPE 2 par un SMS avec le même message 
  • ...

L'après JPO pourra être automatisé également afin de se diriger vers la prochaine étape de  notre funnel.

 

La gestion de la candidature

Vous avez amené vos leads à remplir un dossier de candidature. Il faut à présent gérer toute la phase de la candidature.

Remplir un dossier de candidature est souvent un exercice fastidieux pour le candidat car cela demande du temps et la recherche de pièces parfois égarées (bulletin de notes, attestations ...). Il y a également le sujet des frais de paiement en ligne souvent complexifié par les vérifications bancaires : le candidat peut avoir besoin de la présence de ses parents pour finaliser son dossier. Il est donc rare qu'un dossier de candidature soit rempli en une seule fois, c'est pourquoi des relances sont nécessaires. Là encore vous pouvez mettre en place un plan d'actions permettant de maximiser cette transformation : les relances téléphoniques sont souvent un outil permettant de booster les candidatures.

Une fois le dossier validé par vos soins, vous pouvez automatiser l'envoi de la convocation, les relances etc ... afin de maximiser la présence des candidats aux épreuves.

 

La conversion de l'admis en inscrit

Dernière étape du funnel : la conversion.

Une fois vos candidats admis quelles actions prévoir afin de les convaincre de choisir VOTRE école ? Quel outils utiliser pour terminer de convaincre ? 
Là encore il est important de définir des contenus à valeur ajouter afin de convaincre vos admis dans leur choix final. Il peut s'agir par exemple d'outil pour visualiser le financement de leur scolarité, une soirée d'onboarding, la mise en relation de vos admis avec vos étudiants ... 

 

 

 

CRM Recrutement, Stratégie CRM
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15Juin

Communiquer pour transformer ses prospects

Transformer ses prospects en inscrits est l’enjeu majeur des établissements d’enseignement supérieur. Cette phase intervient en aval de la stratégie marketing. Plusieurs phases peuvent être identifiées dans le dispositif de recrutement :
  1. La transformation des prospects en candidats
  2. La conversion des admis en inscrits

Transformer les prospects en candidats

La première mission d’une équipe dédiée à la promotion d’un établissement d’enseignement supérieur consiste à mettre en place une stratégie de transformation des prospects en candidats. Une fois le prospect identifié et en base de données, il est essentiel de le qualifier et de le séduire afin de maximiser les chances de lui faire déposer sa candidature. Plusieurs leviers vont être utilisés et notamment les événements. Ils serviront de « prétexte » pour communiquer auprès des différentes cibles.

Convertir les admis en inscrits

La seconde mission de l’établissement d’enseignement supérieur va consister, une fois les concours passés, à transformer les admis en inscrits. En effet, un élève peut être admis mais choisir une autre école ! Il est donc essentiel de mettre en place des actions de communication de proximité envers ces individus.

Les outils de communication

Afin de transformer les prospects en candidats et les admis en inscrits, plusieurs outils du marketing direct vont être utilisés :
  • L’emailing
  • Le SMS
  • Le téléphone et les RDV
  • Le marketing automation
CRM Recrutement, Stratégie CRM
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02Nov

L’inbound marketing au service du recrutement

La fonction recrutement a fortement évolué ces dernières années. Si les règles étaient bien établies jusqu’au début des années 2000, elles ont été bouleversées par les technologies de l’information et de la communication : une école ne peut plus attendre que les élèves arrivent « tout seul ». Pour déclencher l’acte d’inscription, il est essentiel d’activer les bons leviers afin de convaincre ses cibles, les rassurer et leur donner des perspectives. Il ne s’agit plus d’élaborer un seul et unique plan de communication visant à faire connaître l’établissement et ses cursus, mais de créer une relation personnalisée avec chaque contact identifié. Ce contexte impacte de façon directe les stratégies marketing et communication de l’école mais également les compétences attendues.  

Qu'appelle-t'on inbound marketing ?

Une école est aujourd’hui obligée de mettre en place des outils afin de collecter un maximum de données sur les contacts s’intéressant à ses programmes, sur les canaux traditionnels comme sur les canaux digitaux. Il faut ensuite les transformer et analyser les résultats pour entrer dans une logique d’amélioration permanente : c’est que l’on appelle l’inbound marketing. Entonnoir de l’Inbound Marketing  

Quelles conséquences opérationnelles ?

Ce changement de vision et de pratiques a engendré deux profondes mutations :
  1. Il est devenu essentiel de réfléchir en matière de parcours clients pour définir comment conduire le prospect vers l’objectif que l’on souhaite atteindre.
  2. Deux plans de communications doivent être mis en place : le plan traditionnel que nous qualifierons de « plan de conquête », mais également un plan de communication dédié à la transformation des prospects identifiés en inscrits.
Communication traditionnelle et CRM

L'impact du CRM sur les compétences attendues

Dans ce contexte, les équipes doivent changer de comportement vis-à-vis de leurs cibles et s’adapter. On identifie trois composantes fondamentales de la Gestion de la Relation Candidats :
  • Ecouter et connaître son prospect La connaissance de chaque prospect, à titre individuel, est indispensable pour développer avec lui une relation durable et le convaincre.
  • Manifester aptitudes et compétences relationnelles Développer des comportements visant le développement de la relation sur le long terme avec les prospects, futurs étudiants.
  • Maitriser canaux et réseaux de communication Le multicanal devient de plus en plus prédominant dans la Gestion de la Relation Candidat. L'objectif est de développer l'interaction avec le prospect.
CRM Recrutement, Stratégie CRM
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11Mai

Comment parler à vos futurs étudiants ?

Est-ce que vous vous demandez parfois pourquoi votre outil de gestion d’emails semble complexe, alors qu’il doit “seulement” envoyer quelques messages à vos futurs étudiants ? Si c’est votre cas, il y a de bonnes chances que votre CRM soit fortement sous-exploité, et qu’il ne remplisse donc pas ses promesses : 
  • vous ne voyez pas clairement en quoi cela vous aide à prospecter (hors période de confinement bien sûr...) 
  • vous n’êtes pas très sûr de l’efficacité de vos emails pour transformer vos prospects en candidats (est-ce que les étudiants lisent vraiment ?) 
  • vous ne savez pas comment rentabiliser l’investissement que représente cet outil. (quelles sont les fonctionnalités vraiment importantes ? Sur quoi me concentrer ? ) 
Au final, vous écrivez quelques emails chaque année pour être au diapason des pratiques des autres écoles, mais cette stratégie ne vous semble pas totalement convaincante.  Vous avez peut-être essayé d’investir dans la publicité en ligne, à travers des campagnes display, des publicités facebook ou même du Real Time Bidding géré par une agence pour amener du trafic sur votre page de capture d’emails.  Cela augmente certainement le nombre de prospects dans votre base de données, mais cela ne vous aide pas à savoir comment les traiter, comment leur parler ou comment en faire de futurs étudiants.   Cette incertitude quant à vos résultats pourrait être solutionnée par une vision plus stratégique du tunnel d’acquisition :
  • En concevant une page de capture d’emails qui attire les bonnes personnes, plutôt que d’attirer un maximum de personnes.
  • En écrivant des emails conçus sur-mesure pour intéresser vos futurs étudiants, en tenant compte de leurs désirs et difficultés réels. 
  • ...Et en envoyant ces emails au bon moment de l’année, car les préoccupations des étudiants ne sont pas les mêmes en septembre ou en juin.
Votre tunnel d’acquisition est une chaîne, et Oscar Campus se charge efficacement de plusieurs maillons de celle-ci. Pour optimiser votre investissement, vous avez besoin également des autres maillons, pour former un tout cohérent et mettre en place un processus de recrutement qui fonctionne.  “Une chaîne n’a que la force de son maillon le plus faible.”  (Olivier Lajous, ancien amiral et DRH, écrivain)

1. La page de capture d’emails.  

Oscar Campus vous fournit des formulaires personnalisables, grâce auxquels toute personne ayant saisi son email intègre automatiquement votre base de données de prospects.  Pour être efficace, la page dans laquelle vous intégrez ces formulaires doit avoir certaines caractéristiques. Elle est informative, mais c’est aussi un concentré de discours commercial. En quelques lignes, vous devez convaincre un étudiant potentiel que votre diplôme lui correspond.   ➡️ Pour optimiser ces quelques lignes, vous devrez avoir une idée précise de la personne à qui vous vous adressez, de ses inquiétudes, de ses espoirs et de ses éventuelles objections.   

2. Le premier email envoyé automatiquement. 

Une pratique courante consiste à envoyer automatiquement la plaquette d’un diplôme à toute personne ayant renseigné votre page de capture d’emails, ou landing page. C’est une bonne pratique, néanmoins ce n’est pas la seule. Vous pouvez imaginer d’autres manières d’engager la conversation, qui seront plus attrayantes auprès des bonnes personnes :
  • Proposer un webinaire au cours duquel l’étudiant posera ses questions en direct,
  • rendre accessible un extrait de votre formation : étude de cas, planning du premier semestre, conseils du responsable diplôme ?
  • proposer une mise en relation directe avec un étudiant, qui répondra aux questions via une messagerie instantanée.
  • … 
➡️ Tout reste à inventer !    

3. Après ce premier email... 

Après le premier email envoyé aux nouveaux inscrits de la base de données, la plupart des écoles se contentent d’envoyer des dates de Journées Portes Ouvertes ou des rappels des dates d’inscription. Ces actions sont utiles, mais ne suffisent pas à créer des liens avec vos futurs étudiants ! C’est là que les options d’envoi d’emails de votre CRM entrent en jeu, ainsi que votre aptitude à produire des contenus engageants et persuasifs.  ➡️ Voici trois façons (parmi d’autres) de créer des liens avec vos abonnés mail.   ✅ Créer une séquence mail « Connaître > Apprécier > Faire confiance ». Les premiers messages envoyés à vos futurs étudiants doivent permettre, en dehors de toute relation commerciale, de positionner votre école comme une référence dont ils se souviennent et qu’ils apprécient.  ✅Créer une séquence mail plus « commerciale », avec des appels à l’action :  Proposez à vos prospects de participer à un webinaire, à une formation “préparation de concours”, de participer à un Live Campus Channel et d’y poser des questions, etc.   ✅ Approfondir la conversation avec un sondage Un message qui propose aux étudiants de répondre à quelques questions vous aidera à optimiser vos communications à leur égard. C’est un processus utile à répéter tous les ans, et même plusieurs fois dans l’année si nécessaire. Vous pouvez aussi organiser des interviews (cela fonctionne très bien par téléphone) pour avoir une idée plus précise de ce qui les motive.  Quelles sont leurs inquiétudes à l’heure actuelle ? Quels problèmes rencontrent-ils dans le choix d’une école, dans la préparation d’un concours ? Comment envisagent-ils les 5 prochaines années de leur vie ? Quels sont leurs rêves, et sont-ils convaincus de pouvoir les réaliser ?  ✅ Imaginer une séquence mail “recrutement”. Accompagnez vos futurs étudiants pendant la phase la plus décisive de leur choix d’études : le processus de recrutement.  Comment cette période se déroule-t-elle et quelles actions doivent accomplir les étudiants qui voudraient vous rejoindre ? Y-a-t-il des difficultés organisationnelles ou techniques à surmonter, des dossiers à remplir, des épreuves à passer ? Comment pouvez-vous accompagner leurs démarches pour qu’elles soient vécues de manière fluide ? C’est le moment d’utiliser les informations réunies grâce aux précédents emails, pour vous montrer parfaitement aligné avec les besoins et questionnements de vos prospects !
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