Auteur - florence.cann@oscar-campus.com

Je suis Anne-Charlotte Coupin, responsable du recrutement des étudiants en admissions parallèles à l’Ecole de Design Nantes Atlantique  qui est un établissement d’enseignement supérieur privé créé en 1988, dédié aux métiers du design.

L’école prépare à l’obtention de deux diplômes :

• Le diplôme de design bac+5, visé par le ministère de l’enseignement supérieur
• Le DN MADE, diplôme national des métiers d’art et de design organisé en 3 ans

Nous utilisons OSCAR CRM pour nos recrutements depuis 7 ans.

Vous avez commencé à utiliser OSCAR CRM en 2015. Était-ce le premier logiciel de CRM à être mis en place au sein de votre établissement ?

Nous n’utilisions pas de logiciel de CRM à proprement parler mais Filemakers, qui était l’outil choisi par l’Ecole de Design Nantes Atlantique pour la gestion de l’ensemble de nos fichiers.

En ce qui concerne les logiciels de CRM, nous avons tout d’abord testé Sugar CRM mais le logiciel s’est avéré ne pas être adapté aux besoins d’un établissement d’enseignement supérieur.

En 2014, nous avons rencontré Florence Cann, fondatrice d’OSCAR CRM qui nous a présenté le logiciel. Nous nous sommes alors dit « c’est exactement ce qu’il faut pour répondre à nos problématiques ». Nous avons donc choisi de déployer OSCAR CRM en 2015 pour notre nouvelle campagne.

Comme s’est passé le déploiement ?

Afin de déployer OSCAR CRM, nous avons mis en place un rétroplanning afin de réaliser les différentes phases du paramétrage du logiciel, la récupération de nos données et la formation.

Nous avons eu la chance d’être dans les premiers clients et nous avons ressenti une véritable volonté d’accompagnement de la part de Florence puis de son équipe.

OSCAR CRM est un outil évolutif. Cela fait 7 ans que nous l’utilisons et nous avons connu 3 versions. A chaque nouvelle version nous avons bénéficié d’une formation et d’un temps d’adaptation assez important, nous permettant d’être sereins avec ce logiciel devenu central dans notre stratégie au fil des ans. En effet, l’outil permet de simplifier notre démarche car nous avons tous les éléments dont nous avons besoin : par exemple nous avons tout ce que nous avons besoin de savoir sur un contact et la possibilité de le faire évoluer d’une année sur l’autre sans repasser à la main à chaque fois. Nous avons le sentiment que le logiciel est adapté à notre activité.

Selon vous, quelles sont les forces et les faiblesses d’OSCAR CRM ? Quelle est la fonctionnalité qui facilite votre quotidien ?

OSCAR CRM est aujourd’hui un outil très complet. Il permet de déployer toutes nos communications directement via ses plateformes d’emailing et de SMS intégrées et d’avoir ainsi une communication plus efficace auprès de nos différentes cibles.

Par exemple, nous ciblons nos contacts par niveau d’étude ou même pas type de contact : jeunes, parents, prescripteurs … les outils du logiciel nous aident à affiner nos stratégies et à déterminer à quel moment nous envoyons une information et à qui.

Autre fonctionnalité majeure : les emailings. La plateforme proposée par OSCAR CRM correspond vraiment à nos besoins. Nous pouvons personnaliser nos emailings à tout niveau : charte graphique, identité, mais également intégrer le nom du destinataire ou n’importe laquelle des informations de sa fiche. La bibliothèque des templates est très pratique.

Le scoring qui vient d’être mis en place nous intéresse beaucoup et nous attendons également beaucoup de cette fonctionnalité.

Selon vous, quels sont les facteurs clés de succès qui font qu’un étudiant va choisir une école plutôt qu’une autre ?

Sur ce thème nous avons une position très claire au sein de l’Ecole de Design Nantes Atlantique. Nous avons la chance de jouir d’une bonne réputation académique mais cela n’est pas suffisant : nous sommes face à des jeunes qui ont besoin de donner du sens à leurs études alors nous devons donner du sens à ce que nous leur proposons.

Ainsi, au-delà de faire connaitre notre école, notre rôle est d’accompagner les jeunes dans leur recherche d’orientation. Nous nous assurons que notre école est faite pour le candidat. Pour cela, nous lui donnons un maximum d’information sur l’établissement et ses programmes afin d’éviter qu’il puisse être déçu.

OSCAR CRM nous permet d’envoyer un certain nombre d’information à nos prospects afin de les qualifier et de nous assurer qu’ils sont au bon endroit. Mais pas seulement !

Grâce aux partenariats tissés par notre partenaire, nous avons pu rencontrer Magma App qui est une solution pour matcher nos prospects avec nos étudiants. Ce sont donc nos étudiants, qui ont déjà fait 3 ans d’études, qui ont la parole afin d’expliquer à nos futurs étudiants potentiels ce qu’ils vivent au quotidien, et de partager leur ressenti de l’Ecole de Design Nantes Atlantique. J’ai le sentiment que ce type de solution fonctionne bien car les jeunes ont changé leur façon d’appréhender leurs études supérieures : ils cherchent avant tout à s’épanouir, à être utile et à avoir un métier qui leur plait.

Recommanderiez vous OSCAR CRM à un autre établissement ? 

Oui je recommande OSCAR CRM. Le logiciel nous a permis de gagner en efficacité et d’optimiser notre organisation. Il est aujourd’hui vraiment intégré dans notre stratégie.

Dans le secteur de l’enseignement supérieur, nous avons souvent une gêne à parler de « commercialisation des formation », pourtant c’est bien notre quotidien.
Le fait qu’OSCAR CRM soit adapté à notre activité donne de la valeur à ce que nous faisons. Le logiciel nous permet de conserver une approche personnelle et humaine. Nous sommes loin d’une approche de marketing de masse, qui n’est à mon sens pas du tout adapté à l’enseignement supérieur : chaque individu est unique, comme chaque parcours de formation et chaque parcours professionnel. Nous avons pour devoir de garder un véritable accompagnement de chaque individu et des valeurs humaines fortes.

OSCAR  CRM partage ces valeurs. Je suis absolument ravie de la qualité de la relation et de la proximité avec l’équipe. Je trouve cela rassurant.

Je m'appelle Julien Malhère et je suis responsable communication digitale à l'Builders École d'ingénieurs.

Builders École d'ingénieurs est une école d'ingénieur spécialisée dans les travaux de la construction. Nous sommes basés à la fois à Caen, en Normandie, mais également à Lyon depuis septembre 2021. L'école a été créée en 1993, pour répondre à un besoin de dynamiser l’offre d’emploi dans le secteur de la construction en province. Aujourd’hui, l’école compte près de 800 étudiants et 70 collaborateurs.

Nous proposons des formations post-bac et à partir de bac+2 comme par exemple le programme ingénieur construction. Nos étudiants peuvent poursuivre leurs études à travers 3 masters spécialisés. Notre offre de formation s'étend également à l'alternance et à la formation continue.

Pourquoi avez-vous choisi OSCAR CRM ?

Avant d'utiliser OSCAR CRM, nous utilisions un tableur Excel.

En 2019, nous avons intégré un concours regroupant plusieurs écoles et nous avons alors connu une augmentation conséquente de notre fichier de contacts, qui a été multiplié par 10. Il est alors devenu impossible de gérer notre croissance sous Excel : le fichier devenait lourd, nous ne pouvions plus identifier les doublons, ni tracer l'ensemble des actions ou cibler correctement des contacts. La mise en place d'un logiciel de CRM est alors devenu une priorité stratégique au sein de l'établissement.

Qu'est-ce qu'OSCAR CRM a apporté à votre établissement ?

OSCAR CRM nous permet de mieux visualiser nos contacts, et cela notamment en termes quantitatifs.
Nous pouvons également analyser plus facilement leur origine, leur parcours scolaire, leur zone géographique et tous les indicateurs qui nous intéressent, comme par exemple les différents points de contacts que nous avons avec nos candidats. Nous pouvons ainsi mesurer l'efficacité de nos actions de communication. 

Notre stratégie de recrutement s'est considérablement améliorée grâce à l'enrichissement d'information tout au long du cycle de vie du contact dans la base de données. Nous avons mis en place des actions plus ciblées et plus pointues, avec les indicateurs de performance adéquats.

Nous avons le sentiment d'avoir développé une culture beaucoup plus orientée "business".

Comment s'est passée la prise en main du logiciel ? 

Avant la mise en place d'OSCAR CRM, nous n'avions aucune culture CRM au sein de notre établissement. 

J'ai été à l'initiative du projet et je pense que la première année nous n'avons pas su exploiter l'outil comme il le fallait. C'est vraiment au bout d'une année d'utilisation que les process ont été créés. Nous avons commencé par nous intéresser à des fonctionnalités basiques telles que l'envoi d'emails pour déployer au fur et à mesure des outils plus complexes. Je pense que nous utilisons aujourd'hui 75% du logiciel. 

Nous sommes devenus beaucoup plus à l'aise et agiles avec le temps et nous incitons actuellement le service relation entreprises à adopter OSCAR CRM pour sa gestion.

Comment expliquez vous les difficultés du démarrage ?

Nous avons choisi OSCAR CRM car c'est à notre connaissance l'un des rares logiciels de CRM dédié aux établissements d'enseignement supérieur. 

Nous sommes une petite équipe et nous avions une méconnaissance du CRM. Je me rends compte aujourd'hui que le logiciel est très simple mais que si nous n'avons pas de process clairs, les premiers temps sont compliqués. Nous aurions dû investir plus de temps en formation afin d'aller plus loin sur les fonctionnalités proposées par OSCAR CRM mais également pour nous poser plus de questions en matière de stratégie et de process. 

Je pense également que nous n'avons pas choisi le bon moment pour mettre en place le logiciel. En effet nous l'avons déployé au début de notre période de recrutement au mois de novembre. Avec le recul, je m'aperçois qu'il aurait été préférable de nous atteler à ce projet durant une période plus calme.

Heureusement, ces difficultés sont loin derrière nous et tout se déroule bien à ce jour. 

Quelle(s) tâche(s) OSCAR CRM a-t-il permis de faciliter ?

Tout d'abord je peux à présent sortir très facilement une volumétrie de leads sur une période donnée en fonction d'une source ... ce qui était impossible auparavant.

Je peux également automatiser certaines actions.
Par exemple, nous avons mis en place des actions automatiques pour les nouveaux contacts entrants sur la base du programme souhaité. 
Toutefois, nous n'exploitons pas suffisamment les scenarii. Les scénarii demandent une certaine gymnastique intellectuelle, car il faut prévoir constamment les différents comportements possibles des candidats. Cela demande une certaine réflexion.

Ce qui nous aide le plus, ce sont les outils de statistiques et de scoring. Ils nous ont permis de personnaliser notre communication et de savoir différencier un candidat d’un autre. Nos taux de conversions ce sont vus améliorés et nous pouvons plus facilement construire nos reportings. OSCAR CRM est notre premier moyen de faire un bilan grâce aux nombreuses informations stockées au sein du logiciel chaque année.

Je ne saurai pas le quantifier mais utiliser un logiciel de CRM nous fait gagner un temps énorme et de la qualité au niveau de notre stratégie, L’avant et l'après n’est pas comparable : des fois, il nous fallait 5 minutes pour ouvrir un fichier Excel … La gestion des contacts n’a rien à voir avec celle d’auparavant. Pour rien au monde, nous ne ferions marche arrière.

Recommanderiez vous OSCAR CRM à d'autres établissements ? 

Oui bien sûr, sans problème. Effectivement, en matière de rapport qualité-prix, pour l’instant, nous n'avons rien trouvé de plus performant.