Auteur - florence.cann@oscar-campus.com
04Juin

Comment choisir son logiciel CRM enseignement supérieur ?

Le choix d’un logicel CRM peut s’avérer compliqué. En effet, le marché propose des solutions diverses et variées et il est donc essentiel de prendre le temps de mener à bien un tel projet. Nous vous proposons  4 règles d’or afin de vous accompagner dans votre choix.

1/ Evaluer le degré de maturité de votre établissement

La mise en place d’un dispositif CRM peut être une véritable révolution dans votre établissement. En effet, la professionnalisation du recrutement va bouleverser votre stratégie de commercialisation des programmes. Si certains utilisateurs vont être favorables au changement, d’autres vont avoir des réticences et des craintes sur les conséquences de ce nouveau dispositif sur leur poste de travail. Il est donc essentiel d’intégrer dans votre projet un accompagnement des utilisateurs grâce à de la formation et une hotline téléphonique.

2/ Identifier vos besoins

Il existe de nombreux outils CRM. Un des critères déterminants dans votre projet va être la souplesse et la rapidité de mise en œuvre. Il est souvent plus stratégique de privilégier un outil ergonomique et simple d’utilisation plutôt qu’une plateforme trop complexe dont 80% des fonctionnalités ne seront finalement pas utilisées par vos équipes.

3/ Quel type de solution ?

Dans les années 90, la mise en place des solutions CRM passait souvent par l’achat de licences d’un logiciel. Depuis la fin des années 2000, la mode est au SaaS et au Cloud. Cela signifie que c’est désormais le prestataire qui héberge la solution. Ces solutions, souvent moins onéreuses, ont pour principal avantage un tarif d’abonnement raisonnable et une accessibilité permanente, de n’importe où et de n'importe quel ordinateur.

4/ Redéfinir vos parcours clients

La mise en place de votre outil CRM va bouleverser la commercialisation de vos programmes. En effet, vous allez pouvoir passer d’une logique globale à du one to one. Vous allez devoir segmenter votre base de données en traitant par exemple différemment des étudiants de BTS de ceux d’une licence 2. Une fois vos segments identifiés, vous devrez réfléchir aux actions de communication que vous pourrez déclencher via votre outil : courriers papiers, emailings, sms, rdv, … et pourquoi pas scénariser certaines actions afin d’automatiser votre communication.
Stratégie CRM
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07Mai

Notoriété et performance : la complémentarité des actions

Avant de mettre en place une stratégie de gestion de la relation candidat, l’établissement d’enseignement doit collecter des contacts. Pour ce faire, il met en place des actions de communication online comme offline, afin de générer du trafic vers ses différents supports. Toutes les actions entreprises, qu’il s’agisse de présence sur des salons, de flyers, ou de campagnes digitales telles que de la bannière ou de l’adwords, doivent avoir un seul et unique but : générer du trafic vers les médias qui sont la propriété de l’établissement (dits « owned media »), que ce soit de façon directe ou indirecte.

Notoriété et performance : un même combat

En matière de communication, il est d’usage d’opposer les actions visant à promouvoir la marque et celle visant à apporter un retour sur investissement direct. Un dispositif de notoriété a d’abord pour but d’apporter de la visibilité. En effet, les actions sont faites de bannières, d’habillages de sites etc … L’objectif de la campagne est d’abord d’être vu. Concernant la performance, l’objectif va être de générer du lead qualifié, c’est-à-dire de recevoir des formulaires indiquant les coordonnées des contacts séduits par l’opération. Les campagnes sont souvent composées d’Adwords, de Facebook Ads … L’intérêt d’anticiper et d’organiser les actions de communication est de mixer les deux dispositifs. En effet, il est essentiel de recourir à la fois à la visibilité et à la performance, car la visibilité permet souvent de renforcer la performance. La mise en place d’une stratégie de communication cross-media est donc essentielle. Il s’agit de :
  • Favoriser les synergies entre les médias et permettre ainsi d’optimiser l’impact d’un message et de répondre aux objectifs de trafic.
  • Chercher à optimiser les retombées en utilisant tous les médias disponibles et en adéquation avec la cible visée.
  • Créer une interaction entre les différents supports : affiche qui renvoie vers le site Internet, application iPhone qui renvoie vers un formulaire…

Zoom sur les actions liées à la notoriété

Nous pouvons distinguer 2 types d’actions de communication liées à la notoriété de la marque :
  • Les medias traditionnels
  • Le display
Au niveau des media traditionnels, dans le secteur de l’éducation, c’est le print qui est le principal media utilisé. C’est un média passif qui se rapporte traditionnellement à l’identité visuelle et qui participe au processus de découverte. Afin de faire le lien avec le digital, il suffit de systématiser l’utilisation d’un QR-Code dans les supports (affiche, magazine…). Le QR-Code trouve toute sa place dans une campagne car il amène facilement l’utilisateur d’un support traditionnel à un support digital. Il permet de faire vivre une expérience, d’apporter des informations complémentaires, de susciter la curiosité, … Concernant le display, il s’agit le plus souvent d’actions commercialisées au CPM ou à coût fixe, comprenant un dispositif complet avec un volume d’affichages exprimé dans un temps donné. Les résultats se mesurent au nombre de clics qui renvoient vers le site web, ou vers un jeu-concours, ou une page Facebook, etc. L’établissement dépense une somme fixe et l’éditeur s’occupe de diffuser le dispositif qu’il a vendu, sans aucune autre obligation de sa part.

Zoom sur les actions liées à la performance

Les actions liées à la performance vont être des actions dont les résultats sont directement mesurables et donc l’objectif est la génération de leads qualifiés. Les campagnes sont donc davantage ciblées que pour une campagne de notoriété. Le moyen le plus simple et le plus rapide va être les liens sponsorisés. Il s’agit là de communiquer sur les moteurs de recherche dans le but de positionner une annonce afin de répondre à une recherche de l’internaute. Autre possibilité : l’achat de bannières. Contrairement au dispositif de notoriété elles seront achetées au CPC (coût par clic) et non pas au CPM (coût pour mille) et auront pour objectif un nombre de formulaire remplis. Là encore la complémentarité des actions va permettre de créer des dispositifs optimums.
Communication CRM, Stratégie CRM,
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02Avr

CRM dédié au recrutement : un projet transverse

La mise en place d’un logiciel CRM enseignement supérieur n’est pas chose aisée. On se rend ainsi très vite compte qu’il va falloir repenser l’organisation, créer des synergies entre les services, et parfois même redéfinir les postes de travail des collaborateurs.

Le CRM prospection dans le SI

La solution CRM de prospection élèves intervient en amont du système d'information d'une école. Elle est en quelque sorte le point d'entrée des contacts, vivier renouvelé chaque année. Ainsi, le périmètre de cette solution va démarrer dès la collecte des contacts intéressés par les programmes de l'école, pour s'achever à  leur inscription. Véritable projet transverse, la mise en place du CRM intéressera donc :
  • Le service recrutement pour tout ce qui concerne le paramétrage et l'utilisation
  • Le service informatique pour la récupération des données

 CRM et service recrutement

Le service recrutement est l'utilisateur principal de la solution. Il est essentiel de l'impliquer dans le choix de celle-ci et dans son paramétrage. L'objectif est de créer un modèle de données simple, permettant la gestion des différents statuts d'un contact au sein de la base de données : prospect, candidat, inscrit, ... Autre objectif : optimiser le suivi et visualiser les statistiques utiles au pilotage et à l'optimisation du recrutement. Le paramétrage d'une solution CRM va apporter de nombreuses interrogations au niveau des process. De nouvelles questions vont se poser, notamment au niveau de l'organisation et de l'optimisation des messages envoyés aux contacts.

CRM et service informatique

Le service informatique est également impacté par la mise en place d'un CRM. En effet, une telle plateforme doit s'imbriquer et communiquer avec les outils existants. Il est donc essentiel de consultant son DSI en amont de tout projet afin de valider le périmètre d'utilisation de la solution, et de définir les éléments qui permettront de procéder à certaines bascules (par exemple, dès qu'un contact devient inscrit le basculer dans l'ERP de l'école). Le service informatique ne doit toutefois pas entrer dans le détail. il doit se concentrer sur la place de la solution retenue dans son architecture et vérifier les éléments de communication inter-outils.

CRM et prestataires

Des prestataires peuvent également être impliqué dans le projet, notamment pour l'intégration d'éléments sur le site web de l'établissement. Il s'agit notamment des formulaires de demande de documentation, d’inscription à des journées portes ouvertes ... ou de dossiers de candidature en ligne.   Nous pouvons donc dire que la mise en place d'un outil CRM est transverse au sein de l'établissement. Le succès du projet ne pourra se faire sans l'implication de tous les interlocuteurs nécessaires.
CRM Recrutement, Stratégie CRM
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05Fév

5 raisons pour opter pour une solution CRM dans le cloud

Le cloud computing (« Nuage » en français) désigne un ensemble de processus qui consiste à utiliser des serveurs informatiques distants. On parle également d'informatique dématérialisée. Cette notion a profondément révolutionnée le stockage de données et la gestion de l'information. On oppose au cloud les serveurs entreprises. Ils sont au contraire situés directement dans les locaux de l'établissement. Les solutions CRM hébergées en mode Cloud telles qu'OSCAR CRM, présentent des avantages non négligeables.

1/ Pas de frais d'infrastructures

Les solutions Cloud se caractérisent par l'absence de frais de mise en marche et d'entretien au niveau hardware. En effet, par de serveurs à acheter et à maintenir dans l'école : le prestataire prend en charge ces problématiques. Autre économie d'énergie substantielle : c'est au prestataire d'assurer le bon fonctionnement de sa plateforme et sa disponibilité. Stabilité, accès, délivrabilité des emailings, des SMS ... : tout cela est inclus dans votre abonnement.

2/ Des mises à jour automatiques

L'intérêt d'utiliser un outil hébergé dans le nuage réside également dans sa facilité à être mis à jour, tant sur le plan fonctionnel que sur celui de la sécurité. En effet, le prestataire peut vous faire bénéficier sans surcoût des nombreuses évolutions de sa plateforme.

 3/ Un accès permanent

Les utilisateurs peuvent établir leur connexion de n'importe quelle connexion internet et avoir accès aux données immédiatement, sans passer par la mise en place d'un VPN dans l’établissement. Des salons, des forums lycées, de chez eux, ou en déplacement, les équipes ont accès à leur base de manière permanente.

 4/ Une centralisation des données

Tous les utilisateurs peuvent partager leurs données. Une vraie collaboration peut donc être instaurée dans les équipes. Par exemple, en cas d'absence d'un collaborateur, un autre peut effectuer les rendez-vous prévus afin de ne pas retarder le recrutement. Cela facilite le kownledge management (gestion et transmission des connaissances) dans les établissements

5/ Sécurité

Le Cloud permet d'éviter la perte de données via un fichier effacé par exemple. En effet, toutes les données étant en ligne : rien ne se perd. Certains outils tels qu'OSCAR CRM intègrent même des sécurité afin de conserver les données en backoffice même si les utilisateurs les ont effacées.
Stratégie CRM
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05Nov

Quelques conseils pour optimiser vos emailings

La délivrabilité des emails est une question capitale dans le déploiement de toute stratégie commerciale, et encore plus lorsqu'il s'agit de recrutement d'étudiants. Il est essentiel qu'ils ne soient pas assimilés à du spam afin de favoriser leur ouverture et leur lecture. Voici quelques astuces.

1/ Définir sa/ses campagne(s)

Vos objectifs doivent être clairs et précis : quel message souhaitez-vous faire passer à vos lecteurs ? Quelles actions souhaitez-vous déclencher : génération de trafic vers votre site, faire venir vos prospects à une journée portes ouvertes ou un salon ... ?

Pour atteindre ces objectifs, votre campagne doit s'articuler autour d'un concept fort et original afin de favoriser les ouvertures (via l'objet) et la lecture (via la mise en forme).

2/ Intéresser le lecteur

Un email performant est un email qui va fair réagir vos destinataires c'est à dire ouvrir, cliquer ... Le lecteur doit donc être intéressé par l'offre qu'il reçoit. Il est donc essentiel de travailler à la fois votre segmentation, votre expéditeur et votre objet.

3/ Vérifier votre nom de domaine

Certains provider sont très sensibles au nom de domaine d'envoi des emailings. Nous vous recommandons :

  • D'utilisez votre propre nom de domaine pour vos envois
  • De laisser la possibilité au provider de vous identifier via le Who is
  • De créer les boîtes emails abuse et postmaster

4/ Faites simple

L'ergonomie de vos emails doit rester simple et être adaptée à une lecture sur ordinateur et sur smartphones.
Eviter d'insérer trop d'images : plus le design sera léger, plus l'email s'affichera rapidement.

5/ Utilisez le html

Les outils tels que Word ou les éditeurs WYSIWYG sont très pratiques mais ajoutent systématiquement du code à vos emails.

Nous vous recommandons de les concevoir sous Dreamweaver pour la pureté du code utilisé et d'utiliser des tableaux afin de vous assurer un affichage au plus proche de votre conception.

6/ Travaillez votre mise en page

La mise en page d'un emailing doit être spécifique : l'email ne doit pas contenir de listes à puces et les CSS doivent être utilisées sur chaque balise et rédigées en mode longhand.

7/ Intégrez systématiquement un lien de désinscription

Le lien de désinscription est obligatoire selon les recommandations de la CNIL.

Communication CRM
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