Quel apport d’un logiciel CRM sur vos statistiques ?

L'utilisation d'un logiciel de gestion de la relation client (CRM) dans le domaine du recrutement peut avoir un impact significatif. Voici quelques apports clés d'un logiciel CRM dans ce contexte :  

Centralisation des Données

Un CRM permet de centraliser toutes les informations des candidats en un seul endroit. Cela inclut les CV, les lettres de motivation, les notes des entretiens, les communications par e-mail, etc. La centralisation facilite l'accès rapide et le partage d'informations, ce qui améliore la collaboration au sein des équipes de recrutement.  

Automatisation des Tâches Répétitives

Les CRM peuvent automatiser de nombreuses tâches répétitives telles que l'envoi d'e-mails de suivi, la planification des entretiens et la mise à jour des statuts des candidatures. Cette automatisation permet de réduire le temps et les efforts manuels, permettant aux recruteurs de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.  

Analyse et Reporting

Un CRM offre des outils de reporting et d'analyse puissants. Les recruteurs peuvent générer des rapports détaillés sur diverses métriques de recrutement, telles que :
  • Le nombre de candidatures reçues
  • Le taux de conversion des candidats (candidats à entretiens, entretiens à embauche)
  • Le délai moyen de recrutement
  • Les sources de candidatures les plus efficaces (job boards, réseaux sociaux, recommandations, etc.)
Ces données permettent de mesurer et d'améliorer l'efficacité des processus de recrutement.  

Suivi des Performances

Grâce aux CRM, il est possible de suivre les performances des recruteurs individuels et des équipes. Les métriques de performance peuvent inclure le nombre de candidatures traitées, le nombre d'entretiens réalisés et le taux de réussite des embauches. Cela aide à identifier les meilleures pratiques et les domaines nécessitant une amélioration.  

Amélioration de l'Expérience Candidat

Un CRM peut aider à améliorer l'expérience des candidats en assurant une communication rapide et personnalisée. Les candidats reçoivent des mises à jour régulières sur l'état de leur candidature et des réponses rapides à leurs questions. Une bonne expérience candidat peut améliorer la marque employeur et augmenter les chances de recommandation par les candidats, même s'ils ne sont pas retenus.  

Gestion des Données de Conformité

Les CRM aident à assurer la conformité avec les réglementations en matière de recrutement, telles que le RGPD en Europe. Ils permettent de gérer les consentements des candidats, de suivre l'utilisation des données personnelles et de garantir que toutes les informations sont stockées et traitées de manière sécurisée.  

Intégration avec d'Autres Outils

Les CRM peuvent s'intégrer avec d'autres outils et plateformes de recrutement, comme les sites d'annonces d'emploi, les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn), les systèmes de gestion des candidatures (ATS), etc. Cette intégration fluidifie les processus et permet une gestion plus cohérente et efficace des campagnes de recrutement.  

Conclusion

En résumé, l'apport d'un logiciel CRM écoles se traduit par une meilleure organisation, une automatisation accrue, des analyses approfondies, et une amélioration générale de l'efficacité et de l'expérience candidat. Ces avantages permettent de prendre des décisions plus éclairées, d'optimiser les processus de recrutement et de finalement améliorer les statistiques de recrutement.
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RGPD & Enseignement supérieur : comment gérer vos données ?

Depuis son entrée en application en 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a profondément transformé la façon dont les établissements d’enseignement supérieur collectent, stockent et exploitent les données à caractère personnel. Car les écoles, universités, CFA ou IAE traitent quotidiennement une grande quantité d’informations sensibles : étudiants, candidats, alumni, entreprises partenaires, prescripteurs, etc.

Or, mal gérée, cette base de données peut être source de risque juridique, financier... et réputationnel. Voici les bonnes pratiques à adopter pour garantir la conformité RGPD dans votre CRM, avec un focus sur OSCAR CRM.  

1. Comprendre les enjeux du RGPD dans l'enseignement supérieur

Les établissements d’enseignement supérieur sont soumis aux mêmes obligations que les entreprises privées : consentement clair, information des personnes, droit à l’oubli, minimisation des données, documentation des traitements, etc. Mais le volume de données traitées, la durée des cycles de recrutement, et la multiplicité des profils (lycéens, parents, étudiants, alumni, entreprises) rendent la mise en conformité plus complexe. C'est pourquoi l'utilisation d'un CRM adapté au secteur est essentielle.
 

2. La durée de conservation : un point clé (et souvent oublié)

Selon la CNIL, les données personnelles doivent être conservées pendant une durée "proportionnée à la finalité du traitement". Pour les contacts commerciaux inactifs, la durée recommandée est de 3 ans maximum. Dans l’enseignement supérieur, cela signifie qu’un prospect n’ayant plus interagi avec l’établissement depuis 3 ans doit être :
  • supprimé de la base,
  • ou archivé s’il existe un intérêt légitime clairement documenté (ex : contrôle de la DGCCRF ou de l’éducation nationale).
OSCAR CRM Enseignement supérieur intègre une alerte automatique signalant tous les contacts inactifs depuis plus de 3 ans. Cette fonctionnalité vous permet de planifier des campagnes de réactivation ou de lancer des opérations de nettoyage de la base.
 

3. Les risques en cas de non-conformité : à ne pas sous-estimer

La CNIL peut infliger des sanctions allant jusqu'à 4% du chiffre d'affaires annuel mondial ou 20 millions d'euros. Et ce n’est pas théorique : en 2022, une école supérieure privée a été mise en demeure par la CNIL pour avoir conservé des données de candidats au-delà des délais sans consentement ni information claire. Des sanctions financières ont suivi, ainsi qu’une atteinte à son image. En tant qu’acteur de l’enseignement sup, votre responsabilité est donc engagée.
 

4. Bonnes pratiques à mettre en place dans OSCAR Campus CRM

Activez le dédoublonnage automatique lors de l’import des données pour éviter les fiches en doublon. ✅ Utilisez l’alerte 3 ans pour identifier les contacts inactifs. Planifiez ensuite une campagne de consentement ou de purge. ✅ Renseignez les finalités marketing dans les paramètres du plan marketing. Cela vous permettra d’auditer plus facilement les traitements. ✅ Respectez les demandes RGPD en historisant les demandes de suppression, modification ou portabilité.
 

En conclusion

La conformité RGPD n’est pas un "plus", mais un impératif stratégique pour toute école. Un CRM spécialisé comme OSCAR CRM vous aide à industrialiser cette conformité, tout en conservant un haut niveau de performance marketing. La clé : automatiser ce qui peut l’être, documenter le reste, et nettoyer régulièrement. Besoin d'un accompagnement RGPD ? Contactez votre consultant OSCAR CRM.
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Stratégie CRM : jusqu’où peut-on aller ?

Le scandale Galileo, révélé par l’enquête de Claire Marchal dans Le Cube, a mis en lumière l’envers du décor des grands groupes de l’enseignement supérieur privé. Derrière les discours sur la pédagogie et le bien-être étudiant, des stratégies commerciales sophistiquées sont mises en place pour maximiser la rentabilité. Au cœur de ce système, des outils comme le Cube permettent d’optimiser les bénéfices, posant une question essentielle : jusqu’où peut-on aller dans l’exploitation des données et l’automatisation des interactions sans franchir une ligne rouge ?

 

L’automatisation : un levier puissant… mais à manier avec précaution

Dans l’enseignement supérieur, un CRM bien conçu  est un allié stratégique. Il permet aux écoles et universités de structurer leur relation avec (entre autres) les étudiants et prospects tout en optimisant leurs processus. Ses bénéfices sont nombreux :

1. Une relation plus fluide avec les étudiants Un CRM permet de centraliser toutes les interactions avec un prospect ou un étudiant : demandes d’informations, inscriptions aux événements, suivi des candidatures… OSCAR CRM, par exemple, facilite la gestion des dossiers de candidature et assure une continuité dans les échanges. Résultat ? Un contact n’a pas besoin de répéter plusieurs fois sa demande à différents interlocuteurs.

2. Un meilleur suivi des opportunités L’une des forces d’un CRM est son automatisation intelligente : envoi d’e-mails de rappel pour les JPO, relance des dossiers en attente, segmentation des prospects selon leur niveau d’engagement… Avec un logiciel CRM, les écoles peuvent programmer des scénarios de relance adaptés, garantissant un suivi efficace sans pour autant tomber dans l’excès.

3. Une personnalisation pertinente (et pas intrusive) L’objectif n’est pas d’inonder les étudiants de messages, mais de leur fournir la bonne information, au bon moment. Grâce aux outils d’analyse intégrés, une école peut comprendre les attentes des candidats et leur proposer du contenu adapté (témoignages, programme détaillé, modalités de financement…). Cette approche améliore l’expérience utilisateur sans pour autant forcer la main.

4. Un gain de temps considérable pour les équipes Les services admissions, relations entreprises et marketing passent souvent trop de temps sur des tâches manuelles. Avec un CRM comme OSCAR, les données sont centralisées, les tâches administratives allégées et les équipes peuvent se concentrer sur l’essentiel : l’accompagnement humain des candidats et étudiants.

 

Où est la limite ?

Un CRM bien configuré améliore l’efficacité commerciale, mais il ne doit pas transformer la relation avec les étudiants en un simple tunnel de conversion. Voici quelques exemples de pratiques discutables :

  • Sur-sollicitation et pression marketing : envoyer des relances incessantes par e-mail ou SMS pour inciter à finaliser une inscription.
  • Optimisation agressive des parcours digitaux : pousser systématiquement des pages de formations spécifiques dès qu’un étudiant visite un site, au risque de fausser son choix.
  • Scoring opaque des candidats : utiliser des algorithmes pour prioriser certains profils en fonction de critères strictement commerciaux, sans considération pédagogique.
 

CRM et éthique : trouver le bon équilibre

L’automatisation ne doit pas être un outil de manipulation. Il est essentiel de poser des limites et d’intégrer des principes éthiques dans la gestion de la relation client :

  1. Transparence : informer clairement les étudiants sur l’usage de leurs données.
  2. Personnalisation raisonnée : ne pas tomber dans l’hyper-ciblage intrusif.
  3. Équilibre entre humain et technologie : un CRM est un support, pas un substitut à l’échange humain.
 

Conclusion

Le scandale Galileo montre comment l’optimisation commerciale peut parfois prendre le pas sur la mission éducative. Les outils CRM et l’automatisation doivent rester des facilitateurs, et non des instruments de pression ou de maximisation du profit à tout prix. Avec un OSCAR CRM, les écoles peuvent trouver un équilibre entre performance et éthique, pour préserver la confiance et l’authenticité des relations avec les étudiants. N'hésitez pas à nous contacter afin d'organiser une démo.

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Pourquoi choisir un logiciel CRM spécialisé enseignement sup ?

Dans un monde où la compétition entre établissements d’enseignement supérieur s’intensifie, s’équiper d’un logiciel de gestion de la relation client (CRM) devient un choix stratégique incontournable. Mais pourquoi opter pour une solution CRM dédiée à l’enseignement supérieur plutôt qu’un outil généraliste ?

Une réponse aux enjeux spécifiques du secteur

Les établissements d’enseignement supérieur font face à des défis uniques :

  • attirer des étudiants qualifiés,
  • améliorer leur expérience tout au long de leur parcours,
  • entretenir des relations solides avec les alumni,
  • et développer des partenariats stratégiques avec les entreprises

Un CRM générique peut répondre à certaines de ces attentes, mais il n’offre pas l’agilité ni la personnalisation nécessaires pour gérer efficacement ces différents publics.

Un CRM dédié à l’enseignement supérieur propose des fonctionnalités adaptées, comme la gestion des candidatures, le suivi des étudiants, la gestion des événements (portes ouvertes, salons), ou encore des outils de communication ciblée via e-mail ou SMS. Ces spécificités permettent aux établissements de se concentrer sur leurs objectifs tout en gagnant en efficacité.

 

Une personnalisation pour un meilleur ROI

Un CRM générique exige souvent des développements coûteux et chronophages pour s’adapter aux besoins des écoles et universités. En revanche, un logiciel conçu spécifiquement pour l’enseignement supérieur est pré-configuré pour répondre aux attentes du secteur, tout en étant modulable en fonction des spécificités de chaque établissement. Cette personnalisation permet une implémentation plus rapide et une adoption facilitée par les équipes.

De plus, les établissements peuvent rapidement mesurer un retour sur investissement (ROI) grâce à l’automatisation des tâches, la centralisation des données et la possibilité d’analyser les performances via des tableaux de bord dédiés.

 

Améliorer l’expérience étudiante et renforcer l’image de marque

Dans un contexte de digitalisation accrue, l’expérience étudiante est devenue un facteur différenciateur majeur. Un CRM dédié permet d’offrir une expérience fluide et personnalisée, depuis le premier contact avec un candidat jusqu’à son intégration en tant qu’alumni. Cela inclut des communications ciblées, un suivi adapté à chaque étape du parcours étudiant, et des services en ligne accessibles à tout moment.

En parallèle, un CRM performant contribue à renforcer l’image de marque de l’établissement. Il permet de gérer les relations avec les prescripteurs, de communiquer efficacement lors d’événements stratégiques, et d’assurer une présence professionnelle sur tous les canaux de communication.

 

Une vision à 360° pour une meilleure prise de décision

La richesse des données collectées par un CRM dédié offre une vision globale de l’écosystème de l’établissement : étudiants, candidats, alumni, entreprises partenaires, etc. Ces informations centralisées permettent d’élaborer des stratégies basées sur des données fiables et d’anticiper les besoins futurs.

En intégrant des outils d’analyse avancés, un CRM dédié fournit des indicateurs clés de performance (KPI) qui facilitent les prises de décision stratégiques, qu’il s’agisse d’optimiser les campagnes de recrutement ou de développer de nouvelles collaborations.

 

OSCAR CRM : précurseur et leader des CRM pour l’enseignement supérieur

OSCAR CRM est aujourd’hui reconnu comme le logiciel CRM leader dans l’enseignement supérieur. Conçu spécifiquement pour les besoins des écoles, universités, IAE et CFA, il accompagne les établissements dans la gestion globale de leurs relations étudiantes et institutionnelles.

Précurseur dans son domaine, OSCAR CRM innove constamment pour offrir des solutions toujours plus performantes et adaptées aux enjeux du secteur : recrutement, réinscriptions, gestion des alumni, relations entreprises et prescripteurs. Avec OSCAR CRM, chaque établissement dispose d’un outil stratégique puissant pour relever les défis d’aujourd’hui et de demain.

>> Découvrir OSCAR CRM : précurseur et leader des CRM pour l’enseignement supérieur

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Logiciel CRM : vraie nécessité ou gadget ?

Dans un contexte où les établissements d’enseignement supérieur font face à une concurrence accrue, à des attentes élevées des étudiants, et à une digitalisation rapide des processus, la question de l’utilité des logiciels CRM (Customer Relationship Management) revient souvent sur la table. Sont-ils une véritable nécessité ou bien un simple gadget que l’on pourrait éviter ?

Dans cet article, nous allons décortiquer les enjeux et les avantages d’un logiciel CRM dans le cadre de l’enseignement supérieur, tout en examinant les écueils à éviter pour ne pas transformer cet outil en gadget coûteux.


1.
Les enjeux spécifiques de l’enseignement supérieur

Les établissements d’enseignement supérieur ont des besoins uniques en matière de gestion des relations. Contrairement à une entreprise traditionnelle, leur public est multiple :

  • Les prospects, qu’il faut convaincre et recruter.
  • Les étudiants inscrits, qu’il faut accompagner tout au long de leur parcours.
  • Les alumni, dont le lien doit être entretenu pour favoriser le rayonnement et les opportunités.
  • Les entreprises partenaires et les prescripteurs (lycées, agences).

Chaque interaction avec ces parties prenantes est une opportunité de renforcer la marque de l’établissement. Mais sans un outil adapté, ces relations risquent de devenir fragmentées, ce qui peut nuire à l’expérience globale.

 

2. Le CRM, une nécessité pour répondre aux attentes modernes

Un logiciel CRM bien implémenté permet de centraliser, structurer et optimiser ces interactions. Voici pourquoi il est de plus en plus indispensable :

1. Centralisation et accessibilité des données

Avec un CRM, toutes les informations (candidatures, inscriptions, réinscriptions, échanges avec les alumni, etc.) sont regroupées en un seul endroit. Cela évite les doublons et les pertes d’informations, surtout dans les établissements qui doivent gérer des milliers de dossiers chaque année.

2. Automatisation des processus

Un CRM permet de créer des workflows automatisés pour des tâches répétitives :

  • Relances pour les candidatures incomplètes.
  • Suivi des inscriptions.
  • Envoi d’invitations personnalisées à des événements comme les journées portes ouvertes.

Ces automatisations permettent de gagner un temps précieux et de consacrer davantage d’efforts à des actions à forte valeur ajoutée.

3. Amélioration de l’expérience utilisateur

Les étudiants et prospects attendent aujourd’hui une relation fluide et personnalisée. Un CRM permet de suivre leur parcours de façon précise et d’adapter les communications à leurs besoins (emails ciblés, SMS de rappel, etc.).

4. Analyse et pilotage

Un CRM offre des tableaux de bord et des rapports qui permettent de mesurer l’efficacité des actions menées : taux de conversion, satisfaction des étudiants, engagement des alumni. Ces indicateurs aident à prendre des décisions stratégiques basées sur des données concrètes.

 

Quand le CRM devient un gadget

Malgré ses nombreux avantages, un CRM peut rapidement perdre de son utilité et devenir un gadget si certaines erreurs sont commises :

1. Manque de formation des équipes

Un CRM ne donnera pas de résultats si les équipes ne sont pas formées à son utilisation. Une adoption partielle ou réticente limite grandement son impact.

2. Implémentation inadaptée

Un CRM doit être personnalisé pour répondre aux spécificités de l’établissement. Choisir un outil trop générique ou ne pas adapter les paramètres aux processus internes risque de créer plus de confusion que de valeur.

3. Surcharge fonctionnelle

Certains établissements investissent dans des solutions CRM surdimensionnées par rapport à leurs besoins réels. Cela peut conduire à des coûts inutiles et à une complexité d’utilisation.

4. Absence de stratégie claire

Un CRM n’est pas une solution miracle. Sans objectifs définis et sans stratégie globale de gestion des relations, même le meilleur outil ne pourra pas apporter de résultats concrets.

 

Conclusion : nécessité, oui… mais bien accompagnée !

Un logiciel CRM est bien plus qu’un gadget pour les établissements d’enseignement supérieur. Il est devenu une pièce maîtresse pour améliorer la gestion des relations avec les différents publics, optimiser les processus internes et prendre des décisions basées sur des données solides. Cependant, pour en tirer pleinement parti, il est essentiel de l’implémenter de manière stratégique, avec des équipes formées et des objectifs clairs.

Dans un secteur aussi exigeant que l’enseignement supérieur, un CRM n’est pas un luxe : c’est un levier indispensable pour rester compétitif et offrir une expérience exceptionnelle à ses publics.

Vous cherchez un logiciel CRM adapté aux besoin du sup' ? Découvrez OSCAR CRM, le logiciel CRM leader de l'enseignement supérieur.

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Webinaire : Baromêtre de l’Expérience Etudiante 2024

Les résultats de cette étude sont le fruit d’un sondage réalisé par un formulaire en ligne, diffusé entre le 1er juin et le 30 septembre 2024.

Le questionnaire transmis comportait une quarantaine de questions et a été diffusé :

  • à une base très ciblée de plus de 100 000 personnes, qui ont participé à des évènements d’orientation cette année avec le groupe Adiona, membre du collectif réalisant cette étude.
  • aux lecteurs du site en ligne Le Figaro Etudiant, partenaire de cette publication

Vous souhaitez télécharger l'étude ? Rendez-vous sur le site du Collectif expérience Etudiante.

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Réussir l’implémentation d’un logiciel CRM

Alors que la campagne 2023/2024 est presque terminée, il est déjà temps de se poser les questions pour la prochaine saison. Le logiciel CRM est un outil indispensable dans l’amélioration de la gestion client. Afin de réussir l’implémentation du CRM, nous vous partageons quelques conseils.

 

1/ Anticiper le projet : anticiper l’installation du logiciel est primordial. Il faut en effet faire le point sur ses attentes et ses besoins. En visualisant et en détaillant votre plan de projet, vous vous assurez une implémentation réussie.

2/ Nommer un pilote : comme dans de nombreux projets, un pilote doit être nommé. Celui-ci facilitera et supervisera le bon déroulement du projet. Il peut également former une équipe qui l’accompagnera tout au long de l’implémentation.

3/ Définir le périmètre du projet : il est important de cadrer votre projet en définissant vos retours espérés et en établissant un cahier des charges le plus précis possible. Cela va vous aider à clarifier vos attentes vis-à-vis du CRM.

4/ Impliquer les différents collaborateurs : l’implémentation d’un CRM est un projet collaboratif qui nécessite l’implication de vos collaborateurs.

5/ Clarifier les process : pour une implémentation réussie, il faut faire ressortir les différentes étapes du projet en établissant un plan de suivi et en analysant les besoins des différents utilisateurs (notamment marketing et commerciaux).

6/ Etablir des objectifs clairs : en établissant des objectifs clairs et réalisables, vous exploiterez au mieux les fonctionnalités du CRM tout en répondant à vos besoins.

7/ Centraliser l’historique des données : pour que le CRM soit efficace, il faut récupérer les données et vérifier qu’elles soient à jour. En effet, des informations fausses nuiront au bon fonctionnement du CRM.

8/ Communiquer tout au long du projet : la mise en place d’un logiciel CRM peut être un grand changement, il est donc important de communiquer et d’informer tout au long du projet.

9/ Personnalisation du CRM : pour que le CRM réponde à vos attentes et exigence, il est possible de le paramétrer et de le personnaliser grâce, notamment, à la mise en place de filtres.

10/ Intégrer le CRM à d’autres outils : en interconnectant le logiciel à d’autres outils que vous utilisez, vous augmentez considérablement l’efficacité du CRM et gagnez ainsi en productivité.

 

Ainsi, en suivant ces 10 conseils, vous réussirez sans difficultés l’implémentation de votre logiciel CRM.

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Webinaire : Usages et performances CRM

72 % ! C’est le nombre d’établissements d’enseignements supérieur équipés d’un logiciel CRM en janvier 2024 ! Cette étude confirme que le CRM est devenu une préoccupation majeure du secteur de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Retrouvez les équipes de l'UCO et Florence Cann d'OSCAR CRM invitées par le Collectif Expérience Etudiante pour vous présenter les résultats de son étude : usages et performances CRM dans l’Enseignement Supérieur.

 

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Mieux piloter son activité avec un logiciel CRM

Un CRM est un outil essentiel pour piloter efficacement votre activité et faciliter la gestion de vos contacts. Voici quelques avantages permettant de comprendre l’utilité d’un CRM pour votre activité :

 

Centralisation des données : le CRM permet de centraliser et d’historiser toutes les données et informations de vos clients, permettant ainsi une vue d’ensemble sur chacune de vos relations avec un client. En centralisant les données, le risque de perte est considérablement réduit et améliore ainsi la sécurité des données.

 

Automatisation de la saisie : avec un CRM, la saisie est automatisée. Cette saisie automatisée permet, notamment, de gagner du temps et donc d’augmenter votre productivité mais aussi d’éviter les fautes dues à la saisie manuelle.

 

Suivi de votre activité détaillée : le CRM permet un suivi et une analyse précise de votre activité. Vous pouvez ainsi mieux orienter et cibler votre stratégie en identifiant les tendances et en ciblant les opportunités.

 

Personnalisation de la communication : grâce au CRM, vous aurez accès à toutes les informations concernant vos clients. Vous pourrez de ce fait, personnaliser votre communication en fonction des besoins de vos clients.

 

Collaboration : le CRM est un outil qui permet une collaboration interne. En effet, avec votre CRM il est possible d’interfacer les différents outils avec lesquels vous travaillez pour une meilleure collaboration et donc une meilleure productivité de votre activité. L’efficacité de l’entreprise est également augmentée puisque toutes les équipes travaillent sur une unique base de données.

 

Automatisation des actions marketing : le CRM va permettre une automatisation de vos actions marketing. La création et la distribution de vos contenus vers vos contacts, vont être simplifiés et permettre ainsi une meilleure gestion des campagnes marketing.

 

Suivre la transformation des opportunités : un CRM permet un suivi des opportunités. En effet, le CRM va vous permettre de mieux cibler vos besoins et donc d’orienter votre stratégie. Ainsi, le CRM vous permettra une meilleure gestion des opportunités.

 

 

Ainsi, le CRM est un outil indispensable dans le pilotage d’une activité. Vous pourrez améliorer votre efficacité, vos relations avec vos clients ainsi que la croissance de votre entreprise.

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