La mise en place d’un
logiciel CRM enseignement supérieur n’est pas chose aisée. On se rend ainsi très vite compte qu’il va falloir repenser l’organisation, créer des synergies entre les services, et parfois même redéfinir les postes de travail des collaborateurs.
Le CRM prospection dans le SI
La
solution CRM de prospection élèves intervient en amont du système d'information d'une école. Elle est en quelque sorte le point d'entrée des contacts, vivier renouvelé chaque année.
Ainsi, le périmètre de cette solution va démarrer dès la collecte des contacts intéressés par les programmes de l'école, pour s'achever à leur inscription.
Véritable projet transverse, la mise en place du CRM intéressera donc :
- Le service recrutement pour tout ce qui concerne le paramétrage et l'utilisation
- Le service informatique pour la récupération des données
CRM et service recrutement
Le service recrutement est l'utilisateur principal de la solution. Il est essentiel de l'impliquer dans le choix de celle-ci et dans son paramétrage. L'objectif est de créer un modèle de données simple, permettant la gestion des différents statuts d'un contact au sein de la base de données : prospect, candidat, inscrit, ...
Autre objectif : optimiser le suivi et visualiser les statistiques utiles au pilotage et à l'optimisation du recrutement.
Le paramétrage d'une
solution CRM va apporter de nombreuses interrogations au niveau des process. De nouvelles questions vont se poser, notamment au niveau de l'organisation et de l'optimisation des messages envoyés aux contacts.
CRM et service informatique
Le service informatique est également impacté par la mise en place d'un
CRM. En effet, une telle plateforme doit s'imbriquer et communiquer avec les outils existants.
Il est donc essentiel de consultant son DSI en amont de tout projet afin de valider le périmètre d'utilisation de la solution, et de définir les éléments qui permettront de procéder à certaines bascules (par exemple, dès qu'un contact devient inscrit le basculer dans l'ERP de l'école).
Le service informatique ne doit toutefois pas entrer dans le détail. il doit se concentrer sur la place de la solution retenue dans son architecture et vérifier les éléments de communication inter-outils.
CRM et prestataires
Des prestataires peuvent également être impliqué dans le projet, notamment pour l'intégration d'éléments sur le site web de l'établissement. Il s'agit notamment des formulaires de demande de documentation, d’inscription à des journées portes ouvertes ... ou de dossiers de candidature en ligne.
Nous pouvons donc dire que la mise en place d'un outil CRM est transverse au sein de l'établissement. Le succès du projet ne pourra se faire sans l'implication de tous les interlocuteurs nécessaires.
